Системы качества в проектных организациях. Управление проектированием. Структура проектной организации. Входной контроль. Комплектация, тиражирование и хранение проектной продукции. Контроль проектирования

Контроль – это процесс сравнения результатов фактических с планом, итогом которого является выявление отклонений, оценка объема новых работ и принятие соответствующих мер для корректировки.

Весь контроль над реализацией проекта можно разделить на несколько основных этапа:

Этапы контроля реализации проекта

Разработка основного плана.

• План – это способ получить итоговый результат и измерить его. Формирование плана происходит на основе информации о доступных ресурсах и сроках во время разбивки проекта на более мелкие этапы и во время хронометрирования ресурсов. В результате календарный план ресурсов, получаемый при выполнении данного этапа, в дальнейшем может быть использован как хронометраж работ, бюджета и прочих критериев проекта, то есть для формирования основного плана.

Измерение прогресса и результатов.

• Время, как и бюджет реализуемого проекта, является количественным показателем, которое позволяет легко интегрировать их значения в информационную систему. Показатели другого характера (удовлетворение из-за соответствия фактических характеристик запланированным, функциональность конечного продукта) являются показателями качественными и определяются экспертизой на объекте или реакцией пользователя. Измерить временные характеристики довольно просто. Для этого необходимо определить ход реализации по краткосрочному пути: самое раннее возможное время, время по плану и самое позднее возможное время. Определение результатов по бюджету (финансовая составляющая, ресурсы и пр.) немного сложнее. Их определение сводится не только к сравнению фактических значений с бюджетными показателями. Важно определить заработную стоимость или рассчитать достигнутые результаты относительно хронометража по бюджету. Под заработной стоимостью принято понимать бюджетные, сметные затраты выполненной работы.

Сравнение плана с фактом.

• В связи с тем, что очень часто проектные планы реализуются не так, как это ожидается перед началом работ по реализации проекта, необходимо постоянно проводить измерения отклонений от плана, чтобы оперативно проводить корректирующие меры. Периодический анализ полученных результатов и сравнивание их с планом позволяет выявлять возникающие в работе отклонения и находить способы их корректировки. На практике формирование отчета о сравнении производится с периодичностью один раз в 1-4 недели. Этого вполне достаточно.

Принятие мер.

• Если после анализа сформированного отчета оказывается, что расхождения между фактическими значениями и планом достаточно велики, в таком случае от проектной команды требуется выполнения корректирующих мероприятий. Эта потребность заключается в необходимости вернуть проект на изначальный путь в соответствии с разработанным планом. Иногда изначальные условия или отчет могут меняться, что, в свою очередь, потребует изменений основного плана с учетом новой информации.

Контроль над проектом – ключевая составляющая его эффективности. Пренебрежительное отношение к выполнению контрольных действий может сказаться на ухудшении качества конечного продукта, растягивание сроков реализации проекта, что приведет к понижению морального духа проектной команды и негативного отношений со стороны заказчика. Именно поэтому руководитель проекта должен тщательно контролировать не только все характеристики в соответствии с планом, но и каждый этап реализации проекта.

§1.1 Основные цели контроля проекта. §1.2 Содержание (система) контроля проекта.

Глава 2. Способы и методы осуществления контроля проекта.

§2.1 Мониторинг проекта.

§2.2 Методы контроля.

§2.3 Управление изменениями

Заключение

Введение.

Контроль проекта - это создание и реализация системы измерения, учета, прогнозирования и выявления отклонений в границах реализации проекта.

Основным требование к системе контроля проекта является регулярный учет, для того что бы управляющий проектом мог в любое время принять меры в процессе реализации проета.

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Изучение темы «Контроль проекта» важно для глубокого понимая необходимости контролировать (проводить мониторинг) хода выполнения проекта, так как в ходе проекта могут возникать ошибки и сбои. Контроль позволят на всех этапах проекта обнаружить возможные проблемы вовремя и, в случае необходимости, предпринять корректирующие действия для управления исполнением проекта.

Глава 1. Цели и содержание контроля проекта

§1.1 Основные этапы и цели контроля проекта

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Значительный объем работ занимает контроль проекта, проверка качества проектирования продукции с целью обеспечения удовлетворения всем требованиям, порядок внесения изменений в проектную документацию.

Контроль - систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений.

Контроль должен обеспечить:

Мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

Выявление отклонений от целей реализации проекта;

Прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

Обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия. Контроль охватывает весь период планирования и реализации проекта. Для успеха проекта его контрольная система должна отвечать требованиям гибкости, экономичности, полезности для проекта, этической приемлемости для исполнителей и команды проекта, быстроты реагирования, удобства в документировании, способности к расширению.

Контроль осуществляется на основании отчетности об исполнении проекта, включающей в себя:

Отчеты о состоянии проекта - характеризуют его состояние (расходование ресурсов, исполнение расписания и бюджета) на отчетную дату;

Отчеты о прогрессе проекта - позволяют судить о динамике проекта (какие результаты достигнуты, какие операции завершены, а какие находятся в стадии выполнения);

Прогнозы - суждения о будущем состоянии и прогрессе проекта.

Существует три вида контроля проекта: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными,

временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

Контроль времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

Бюджета (уровень расходования финансовых средств);

Ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

Качества (уровень качества работ).

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Кроме видов контроля существуют типы контроля проекта. Выделяют три типа контроля проекта: инженерно -технический, финансовый, и производственно технологический. Параллельно осуществляется контроль качества всех проводимых работ.

Основными этапами контроля являются: 1) проверка и корректировка планов; 2)оценка хода работ; 3) сравнение фактических результатов с с запланированными.; 4) принятие мер.

На первом этапе необходимо определить промежуточные результаты, которые должны быть получены при реализации проекта и которые можно количественно и качественно измерить и оценить. Обычно рассматривают 3 группы показателей: затраты, время и качество.

Второй этап необходим для измерения фактических затрат времени для достижения результата с требуемым качеством. Измерение фактического времени производится в реальных единицах, сравнение сметных затрат в приведенных.

На третьем этапе происходит сравнение фактических затрат, времени и качества с запланированными. Основная цель на этом этапе сравнить ожидаемый и получаемый результат, определить эффективность планирования и устранить возможные отклонения.

Целью четвертого этапа является при обнаружении значительных расхождений между фактическими и плановыми показателями принять меры по возвращению реализации проекта в рамках основного плана.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов.

Возможности целостного контроля проекта , а следовательно, и его управления во многом обусловлены наличием единой информационной среды для хранения данных контроля. Такая среда должна обладать доступом ко всем данным тестирования, экспертиз, фактографического контроля, с одной стороны, и данным планирования, с другой.

Контроль проектной документации — ключевая задача, которая стоит в процессе возведения того или иного здания (объекта). Целью контроля качества является проверка соответствия используемых технологий, принятых в сфере строительства, текущим достижениям в научной и технической сферах, а также соответствие современным удельным параметрам для строительных объектов разного назначения.

Оценка качества, как правило, проводится в четыре этапа:

• На первом этапе задача проектной компании — провести самостоятельный контроль соответствия входной и сметной документации. Такой процесс носит название нормоконтроля. Принцип прост. Перед возведением объекта составляется проект, на каждой из страниц которого должна стоять подпись руководителя, исполняющего лица, главного инженера, начальника отдела и ГИП. Наличие подписей в проектной документации подтверждает, что проект в полном объеме соответствует СНиП и действующим на момент строительства нормативным актам. Как только разработка проекта завершена, компания готовит и направляет заказчику вместе с проектом акт, подтверждающий соответствие документации (проектной, сметной) действующий нормам. Если это необходимо, то к акту прикладываются вычисления, касающиеся будущих результатов строительства (могут пригодиться в случае принятия негативных решений по объекту).
• На втором этапе контроля проектной документации к работе подключается контрольный орган, сотрудниками которого являются эксперты в той или иной сфере. Как только документация от заказчиков принята, упомянутая структура организует проверку строительных объектов и по факту завершения контроля выдает решение в виде заключения о соответствии здания оформленной проектной документации. На заключительном этапе даются рекомендации относительно выявленных нарушений и сроков их исправления. При этом отклонение сметной и проектной документации — еще не «приговор». У исполнителя есть время на устранение имеющихся недоделок.
• Третий этап — процесс рассмотрения заказчиком результатов экспертного заключения, изучение материалов, касающихся качества документов. Далее система подразумевает утверждение акта оценки качества или возвращение проектной документации исполнителю (компании-проектанту) из-за низкого качества работы для внесения корректировок.
• На четвертом этапе строительная компания, которая получила готовую проектную документацию для возведения объекта, производит входной контроль качества. Этот уровень контроля считается одним из наиболее важных. В частности, входной контроль подразумевает изучение комплектности по проекту и достаточности информации, необходимой для выполнения комплекса мероприятий по возведению здания.

Формы контроля

Если рассматривать процесс контроля качества документации (проектной и сметной) в более упрощенной форме, то здесь стоит выделить две формы:

1. Производственная форма. Такой вид контроля качества подразумевает получение доказательств, что объект и выполняемые работы соответствуют требованиям документации. Такой вид контроля берет на себя генподрядчик. Здесь речь идет о проведении следующих процедур:

• Входной контроль проекта, который предъявляется со стороны подрядчика;
• Прием геодезической основы;
• Проверка выполнения последовательности и наличия тех или иных техопераций при возведении здания;
• Входной контроль применяемых в процессе выполнения строительных работ.
• Процесс оценки на факт соблюдения действующих правил и норм складирования (сохранения) применяемого объекта;
• Техосвидетельствование проведенных скрытых работ (организуется одновременно с заказчиком);
• Прием отсроченных конструкций, влияющих на общую безопасность конструкции в целом;
• Приемка инженерных систем и техобеспечения;
• Приемка работ, проверка их качества и контроль сметной документации по завершении строительства;
• Проверка соответствия отстроенного здания нормам законодательства в строительной сфере и требованиям проекта, а также рабочей документации, оформленной с учетом требований имеющегося плана участка земли.

Производственный контроль, как правило, ложится на плечи исполнителей, которых нанимает генподрядик. Последний может осуществлять контроль качества сметной документации своими силами.

1. Внешний контроль — процесс проверки, который осуществляется следующими структурами — строительной компанией (заказчиком, застройщиком) или компанией, которая готовит проект и привлекается стороной-заказачиком для проведения проверки качества выполненных работ, а также их соответствия составленным документам. Кроме этого, функцию внешнего контроля качества сметной и иной документации могут брать на себя местные органы власти и представители государственного стройнадзора.

Также стоит выделить:

1. Строительный контроль — процесс, который подразумевает надзор за качеством выполняемых работ по договору. По факту проверки заполняются специальные документы (акты) на факт соответствия работ и объекта требованиям техрегламентов, норм, правовых актов и прочей документации, нарушение которой требует быстрого устранения проблем.
2. Авторский контроль качества. Такая система подразумевает, что заказчик имеет право привлекать сторонние структуры для реализации строительных мероприятий. Кроме этого, авторский контроль может осуществляться автором проекта, вне зависимости от решения, принятого застройщиком. При наличии претензий со стороны архитектора замечания должны рассматриваться уполномоченным органом. Авторский надзор, как правило, проводится в случае возведения зданий производственного характера.

Оценка уровня качества

Не менее важная работа — осуществление оценки проектной документации. Здесь оценочная система подразумевает проведение комплекса процедур, которые включают в себя подбор номенклатуры качества, вычисление интересующих параметров, сравнение полученных значений с соответствующими показателями.

При этом уровень качества документов характеризуется посредством системы параметров. Если сравнивать последние с базовыми значениями, то удается сделать вывод о качестве оценки — больше она или меньше.

Оценка качества необходима для:

• Проведения анализа технических и экономических качеств объектов основных отраслей — в хозяйственной и промышленной сфере;
• Оценки работы компаний (изыскательских и проектных). Этот фактор является главным;
• Решение проблем, касающихся выделения денег для выдачи премии сотрудникам проектных компаний.

Оценка качества бумаг подразумевает проведение следующих этапов:

• Составление задания для последующей разработки проекта. На этом этапе определяются условия применения проекта, изучаются потребности потребителей, подбирается и обосновывается номенклатура, которая относится к уровням качества сметной и проектной части бумаг. Здесь же происходит определение оптимальных стандартов качества, с которыми сопоставим проект.
• Создание проекта. Здесь система оценки подразумевает выбор способа, по которому будет проводиться оценивание объекта после его возведения, выявления фактических параметров для оценки качества товара, получение результатов оценивания, а также принятие тех или иных решений. На завершающем этапе происходит передача результата оценивания, а также принятие решения об одобрении объекта или отказе в выдаче разрешения.
• Процесс ввода и эксплуатации здания. Здесь выставляются условия, при которых будет эксплуатироваться объект, продумываются варианты сбора данных, касающихся здания в период пользования. Далее осуществляется выявление фактических параметров качества, а также анализируются полученные результаты.

Недостатки контроля качества

Контроль документации (сметной, проектной) на современном этапе имеет ряд недостатков, которые приходится учитывать. К основным из них стоит отнести:

• Невозможность создания добавочной цены. При этом себестоимость товаров растет и, как следствие, уменьшаются доходы компании-застройщика;
• «Растягивается» уровень ответственности за качество бумаг. В частности, ответственность лежит как на исполнителях, так и контролерах. При таком подходе получается, что ответственных лиц нет вовсе.
• Усложняется процесс сотрудничества между контролирующими органами и исполнителями. При этом процесс перемещения экспертных заключений от создателя проекта до исполнителя весьма долгий.

По этой причине контроль качества документации (сметной, проектной) проводится в несколько этапов, о которых упоминалось выше. Только при таком подходе удается более точно выявить имеющиеся проблемы и на ранней стадии устранить их.

Проектная документация подлежит контролю и оценке качества с целью определения соответствия принятых технологий, оборудования, строительных решений, организации производства и труда новейших достижений отечественной и зарубежной науки и техники и прогрессивным удельным показателям.

При оценке качества проектной продукции можно выделить четыре уровня контроля
1-й уровень. Проектная организация при разработке проектной продукции осуществляет самоконтроль (нормоконтроль). Каждый лист проекта содержит подписи исполнителя, руководителя группы, главного специалиста, руководителя отдела, ГИП (ГАП). Все подписи на листе фиксируют соответствие СНиП и другим нормативным документам, соблюдение качества проектного решения. После окончания разработки проекта проектная организация подготавливает и передает заказчику одновременно с проектной документацией проект акта оценки качества этой документации. При необходимости к проекту акта могут прилагаться расчеты экономического эффекта от принятых проектных решений.

2-й уровень. Государственный экспертный орган, после приемки от заказчиков проектной документации, проводит экспертизу проектов строительства и по ее результатам составляет заключение. В заключении даются рекомендации об утверждении или отклонении проекта.

3-й уровень. Заказчик с учетом заключения экспертизы рассматривает материалы, обосновывающие оценку качества проектной документации, утверждает акт оценки ее качества и возвращает его проектной организации.

4-й уровень. Строительная организация, получившая от заказчика проект строительства, осуществляет входной контроль его качества. При входном контроле должны проводиться проверка комплектности проектной документации и достаточности содержащейся в ней технической информации для производства работ.

Оценка уровня качества проектной документации представляет собой совокупность операций, включающих: выбор номенклатуры качества; определение значений этих показателей; сравнение их с базовыми значениями соответствующих показателей.

Уровень качества разработанной проектной документации целесообразно характеризовать системой показателей. Сравнивая их значения со значениями базовых показателей, можно сделать вывод: качество оценивающего проекта выше или ниже, или на уровне базового проекта.