Образец официального приглашения на мероприятие. Приглашение на мероприятие: текст, оформление. Когда нужно отправлять письменное приглашение делового характера

Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают. 12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное. 13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных. Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1-4 . Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии Примечание: Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку. Таблица 3.

Письмо приглашение на выставку

Важно

Ведь в условиях современной жизни иногда сложно вовремя вспомнить о чем-то важном. Бумага, которая будет все время находиться перед глазами, не даст человеку об этом забыть.

• Такой вариант удобен в том случае, если с конкретными людьми в настоящее время невозможно связаться другими способами.
Все эти причины лишний раз подчеркивают положительные стороны письменного обращения подобного рода.

Правила составления письма Приглашение, выраженное в письменной форме, является одним из видов письма-извещения. Это видно из названия самого документа. По сути, оно ставит адресата в известность, что в конкретном месте в назначенное время будет проходить то или иное мероприятие.
Отправитель хочет быть уверенным в том, что все приглашенные люди непременно откликнутся и придут на встречу. А для этого надо знать, как составить письмо-приглашение.

Образец приглашения на выставку

Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение. Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.
КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЯ Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения. В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других — достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).
Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки. В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом.
Например: М.И.

Как написать текст к приглашению

Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■

Внимание

Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный — иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr . Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.

Образец документа: письмо-приглашение

Например:

• полезные знания,
• важные знакомства,
• конкретное достижение,
• ценный сертификат,
• учебный портфель с набором материалов (видео, аудио, тетради).

Пример выгоды с конкретным достижением: «После окончания мастер-класса у вас в руках будет сильный продающий текст, который вы напишите под чутким руководством преподавателя». Текстовые блоки приглашения «Инвайт» как и любой текстовый формат имеет свою структуру.

Причем здесь она достаточно консервативна и не любит полета фантазии. Если вы забудете о каком-то блоке, ваше приглашение может вместо желания спровоцировать недоумение и даже раздражение.

Представьте, к примеру, если вы упустили из виду дату проведения мероприятия или забыли указать контактные данные организаторов. Чтобы с вами не случилось такой досадной оплошности, мы подготовили список из важных блоков приглашений.

Как написать приглашение на мероприятие?

Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям. Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему.

Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию. ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей — охраны, водителей или помощников виновника торжества.

Инфо

Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.

Приглашение на мероприятие: текст, оформление

Подберите яркое изображение Деда Мороза и Снегурочки, напишите координаты места и времени провождения корпоратива в виде комикса. Ведь если на праздник приглашает самый главный дед страны, отказаться не сможет никто! Поместите на обложке фото всего коллектива с прошедшего праздника, а вот текст приглашения обычно остается стандартным.
Приложите немного усилий и фантазии, тогда ваше приглашение на корпоратив будет настоящим шедевром! Сотрудники придут в полный восторг от таких билетов и сохранят их на память. Раздать их можно тоже в необычной форме. Например, обрядиться в костюм снеговика – почтальона и вручить каждому гостю белоснежный конверт прямо на рабочем месте! Такие моменты оставляют в памяти позитив и доброту. Ничего лишнего Текст приглашения должен быть четким и точным. Обязательно укажите место, время, форму одежды, число и год проведения мероприятия.

Письмо-приглашение на выставку – образец оформления

Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].Организаторы [название события]: [список организаторов].Ведущие [название события]: [список ведущих].Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].[Некоторая дополнительная информация] За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.]. Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе. Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований.
К участию в выставке приглашены предприятия России, Украины, Молдовы, Прибалтики и стран дальнего зарубежья. На выставке будут представлены новейшие образцы продукции отечественных и зарубежных предприятий: продукты питания, промышленные товары, товары народного потребления (одежда, обувь, галантерея, парфюмерия, бытовая техника, мебель, бытовая химия, сувениры, игрушки).

В рамках выставки будет организовано проведение презентаций фирм и отдельных товаров (услуг), пройдут бизнес семинары, семинары по качеству продукции, будет проведена демонстрация моделей одежды. Стоимость участия в выставке 71000 рублей включает: оборудованное выставочное место, регистрационный сбор, проезд автобусом до [город] и обратно доставку выставочных образцов, бронирование места в гостинице.

СРОК ПОДАЧИ ЗАЯВОК ДО [дата]. Телефон для справок: [номер].
Если планируется официальное мероприятие, пригласительный билет должен соответствовать определенным стандартам. Его печатают на дорогой белоснежной бумаге, текст сухой и деловой.

Никаких отступлений от правил и креатива. А вот если это приглашение на юбилей, свадьбу или домашний сабантуй – фантазии есть где разгуляться. Никаких ограничений здесь нет, полная свобода творчества.

Можно использовать все оттенки радуги в оформлении, картон, гофрированную бумагу и даже газеты! Постарайтесь выразить всю суть праздника на одном листе, зарядить гостей позитивом и желанием обязательно посетить ваше торжество! Круглая дата Приглашение на юбилей может быть символичным – круглым, а не стандартным квадратным. Круглая дата – это замечательный праздник, отметить его нужно весело и необычно. Закажите круглые пригласительные билеты в больших ярких конвертах.
Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д. Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному. СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу. Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно! КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ПРИГЛАШЕНИЙ 1. Продумать с руководителем список гостей.

На прием с рассадкой, согласно этикета приглашения список приглашенных готовят заблаговременно, что объясняется необходимостью составить план размещения гостей за столом.

На дипломатические официальные приемы гостям направляют соответствующие приглашения, которые могут быть полностью или частично напечатанными. Для менее официальных мероприятий допускается отправка приглашений, полностью написанных от руки. Независимо от вида приглашения всегда пишется от третьего лица. Официальный протокол считает возможным передать его по телефону или телеграфу.

Приглашение на официальные мероприятия всегда печатаются на белоснежной («off white») бумаге черной краской. В последнее время при изготовлении приглашений среди всех стилей написания букв предпочтение отдается рукописным стилям.

Полностью напечатанные приглашения используют для особых мероприятий — очень больших или формальных, официальных приемов. Считается, что такие приглашения демонстрирует особое уважение к приглашенным (они же являются и самыми дорогими). В полностью напечатаном приглашение от руки вписывается только имя гостя и, при необходимости, его жены.

Если хозяином приема является высокопоставленное лицо (глава государства, премьер-министр, спикер парламента, посол государства и т.д.), приглашение может иметь вверху изображение герба страны или печать офиса должностного лица (например, премьер-министра). Существует практика, согласно которой на приглашениях на мероприятия, происходящие на государственном уровне, используется изображение государственного герба, печати офиса должностного лица, выполнены золотой краской, а на пригласительных рабочие завтраки, ланчи, другие менее официальные мероприятия — не цветное выпуклое изображение герба или печати. Все приглашение от имени президента страны имеют золотое изображение государственного герба или президентской печати.

Частично печатные приглашения могут использоваться для любого вида принятия, по любому поводу и для любой даты и времени. Приглашение такого рода могут направляться для ланчей, чая, коктейлей и т.п..

Частично печатные приглашения дешевле, чем печатные полностью, и поэтому они активно используются лицами и учреждениями, которые часто организуют различные протокольные мероприятия. Необходимая информация (вид приема, дата, день, время и место проведения) вписывается от руки черными чернилами соответственно конкретного мероприятия.

Существуют общие требования этикета приглашения к приглашений всех видов. Если мероприятие устраивается в честь определенного официального лица, высокого гостя или в честь национального праздника, соответствующая информация указывается вверху приглашения или, если допускает размер, в самом тексте. В том случае, когда соответствующая фраза слишком длинная, печатается отдельная карточка, которая прикрепляется к приглашению.

Приглашение, которое направляется почетному гостю, не объясняет причину мероприятия, а содержит надпись «То Remind» или «Pour Memoire» (PM).

Обычно, все приглашения, в частности приглашение на прием по рассадкой гостей, обязательно в нижнем левом углу содержат буквы R. S. V. Р. — просьба ответить. Ниже возможно уточнение — «Regrets only» — сообщить только в случае невозможности присутствовать. Такая просьба отсутствует на приглашении, которое направляется почетному гостю, с которым обязательно достигается предварительная договоренность о его присутствии, и таким образом приглашение в таком случае является напоминанием о мероприятии. Если ответ ожидается по телефону, его номер пишется под просьбой дать ответ.

В приглашении, как правило, указывается форма одежды, предусмотренная для конкретного мероприятия. Это может быть:

— Повседневная одежда. Такая форма определяется словами: «informai», «tenue de ville», «undress» (характерно для Великобритании);

Смокинг. В дипломатическом и официальном протоколе для такой формы используется определение «black tie». Возможно также, для полуформальных мероприятий, «dinner dress», «tuxedo»;

— Фрак. В приглашениях такая форма определяется как «white tie». Возможно также «tenue de soire», «evening dress», «decorations» и просто «tails».

Если в приглашении форма одежды не указана, считается, что в таком случае организаторы предполагают неформальную, повседневную одежду. В такой ситуации следует уточнить форму одежды накануне приема.

Приглашение на прием могут быть переданы по телефону. Как только получается согласие на приглашение по телефону, сразу же отправляется соответствующее напечатано или написано от руки напоминания. Может быть оно направлено также и телеграфом. Приглашение на официальные мероприятия, переданы телеграфом, дублируются напечатанными. Ответ на приглашение такого рода дается также телеграфом или по телефону.

Приглашение на прием рассылаются заранее. Минимальный срок — за неделю до проведения мероприятия. Правда, такая рассылка может привести к нежелательным последствиям — многочисленных отказов в связи с тем, что ранее уже были приняты приглашения на те или иные меры, оскорбления со стороны некоторых запрашиваемых, которые могут подумать, что о них вспомнили в последний момент, когда кто-то, кого пригласили раньше, отказался.

Зависимости от конкретных обстоятельств приглашения направляются с курьером, реже почте (должностным лицам, выдающимся деятелям рекомендуется всегда передавать с курьером).

Во всех случаях, когда в приглашении есть буквы К. в. V. Р. или слова «просьба ответить», необходимо как можно скорее дать ответ о возможности или невозможности присутствовать. Как водится, ответ дается в течение 1-2 дней после получения приглашения. Если лицо, которое приглашают, не уверена в том, сможет ли она присутствовать, лучше отказаться сразу, чем сделать это в последний момент. Задержка ответа на приглашение ставит организаторов в сложное положение том, что они не могут принять решение о рассадки за столом, а также не могут пригласить кого-то другого. Это и заставляет организаторов напоминать о необходимости дать ответ. Вообще же не ответить на приглашение — серьезная ошибка.

Если супругов отказывается от приглашения из-за отсутствия супруга в городе или в связи с получением раньше другого приглашение одного из них, он или она должен известить об этом организаторов, и тогда возможно отправке приглашения одному — тому, кто свободен на время приглашения.

Считается абсолютно приемлемым как для мужчины, так и для женщины ответить согласием на приглашение, направленное для обоих, и самому — самой прийти на коктейль, обед-буфет, «а-ля фуршет», если это является желательным и когда на его или ее присутствие рассчитывают организаторы.

По приглашению, поступающих от имени главы государства, необходимо дать ответ в течение 24 часов с момента его получения. По приглашению, переданное по телеграфу, следует ответить немедленно также по телеграфу или по телефону. Существует лишь несколько ситуаций, когда возможен отказ принять приглашение от имени главы государства. Это — смерть члена семьи, болезнь приглашенного, свадьба члена семьи, отсутствие приглашенного в столице, в стране в день проведения соответствующего мероприятия.

Более правильным считается ответить на приглашение письмом или открыткой, передачей визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении.

Ответ на приглашение пишется от руки черными чернилами на белой бумаге, размер которого примерно такой, как размер приглашение. Ответ дается от третьего лица. Приглашение на прием с рассадкой направляется каждому персонально и старшинство гостей определяется по рангу каждого, поэтому направлять на официальный завтрак, обед, ланч вместо себя другое лицо не разрешается. Такая замена возможна только с согласия организаторов.

Важным моментом в протоколе и этикете приглашений на дипломатические официальные приемы являются вопрос о возможности или невозможности просьбы прислать приглашение. Считается недопустимым просить приглашение себя на какие мероприятия. Официальное лицо может попросить приглашение коллеги или для лица, занимающего высокую должность. Дипломатический работник может в случае, если коллега или выше официальное лицо из его страны проезжает через столицу на место новой аккредитации, попросить своих коллег из дипломатического корпуса включить гостя в список на официальные или дипломатические меры, на которые список приглашенных не имеет ограничений.

Вконтакте

Между компаниями или разными офисами одной компании часто фигурирует деловая переписка. В письме всегда можно сообщить информацию по заказу, уточнить детали, пригласить на встречу. В этом материале мы с вами разберемся в том, как правильно оформлять письмо-приглашение , образец которого вы сможете скачать внизу материала в формате word.

Письмо-приглашение – официальное письмо, которое отправляют адресату по случаю проведения какого-либо мероприятия, конференции, встречи. Письмо-приглашение можно оформить, с целью пригласить человека на собеседование, совещание. Многие компании используют устную форму передачи текстовой информации, а письмо-приглашение фигурирует, как дополнительное средство проявить внимание к адресату.

Как официальный документ письмо-приглашение имеет целый ряд преимуществ, рассмотрим их все по порядку.

1. Благодаря такому письму можно проявить уважение к адресату.
2. Наличие такого письма свидетельствуют о том, что он его получатель действительно приглашен на мероприятие и должен прибыть в установленный срок.
3. Такое письмо можно отправить адресату в том случае, если нет возможности с ним связаться любым другим способом.
4. Письмо-приглашение будет у получателя всегда перед глазами, и он не забудет о предстоящей встрече, например, если его пригласили участвовать в качестве докладчика на официальное мероприятие.

Отправить такое письмо-приглашение можно воспользовавшись услугами почты России или электронной почтой.

Предлагаем вам также скачать образцы запроса-напоминания, подтверждения, просьбы.

Как правильно написать письмо-приглашение на собеседование, встречу или совещание?

Любое официальное мероприятие предполагает активных и пассивных участников, которых необходимо пригласить заранее, отправив им письмо-приглашение. Имея на руках такое письмо, участники конференции, семинаров, встреч или совещаний смогут подготовиться и рационально спланировать свое время.

оформляется такой документ на фирменном бланке предприятия с контактными данными и реквизитами. В верхнем углу письма указываются личные данные адресата, при необходимости – название предприятия или компании.

Обращение к адресату пишется по центру, далее в свободном стиле излагается суть письма. Обязательно необходимо упомянуть мероприятие, на которое вы приглашаете адресата. Это может быть совещание или собеседование, собрание или встреча, конференция или дегустация и т.д. Обязательно необходимо указать название мероприятия и приложить программу, если они имеются.

Далее указывается дата проведения мероприятия и точное время. Место проведения мероприятий указывается в деталях. Кроме адреса необходимо указать точный номер дома, офиса, этаж и даже схему проезда, способы, которыми можно добраться до места встречи. В особенно сложных случаях необходим план здания, в котором расположен офис компании.

Завершить письмо-приглашение можно благодарностью адресату за проявленную внимательность к письму и его содержимому, уделенное время на изучение вложенных материалов. Автор подписывает письмо, при необходимости ставится печать.

Имея такое приглашение, адресат может ответить на него, подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться, предъявив обоснованные доводы.

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Пример

Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:

[Адрес]
[телефон, email и т.д.]
Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.

Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].
Организаторы [название события]: [список организаторов].
Ведущие [название события]: [список ведущих].
Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].
[Некоторая дополнительная информация]

За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.].

Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович

Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе.

Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований. Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя. Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).

На мероприятие

На нашем сайте можно скачать образец официального приглашения на мероприятие (концерт):

На собеседование

Приглашение на собеседование. Шаблон.

Существует определённый шаблон приглашения на собеседование.

Пример 1.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО).
Спасибо за присланное резюме на должность ***. Мы ознакомились с Вашим резюме и Ваша кандидатура нас заинтересовала. Мы приглашаем Вас на собеседование, которое состоится 10 июля в 10:00. Вас встретит менеджер отдела *** — Васильев Юрий Валериевич. С уважением, компания ***.

Пример 2.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Компания «***» приглашает Вас пройти собеседование на занятие должности администратор, которое состоится 25.10.2013 в 11.00. С уважением, компания ***.

Письмо 3.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Я недавно получил Ваше резюме на вакансию ***. Мы уже нашли кандидата на эту должность, но у нас есть другая свободная позиция, которая возможно Вас заинтересует. Пожалуйста, позвоните мне по телефону [номер] и мы обсудим с Вами детали. С уважением, Анасов Пётр Николаевич.

На конференцию

Письмо #1:
Уважаемые коллеги!

Приглашаем Вас стать участниками научной конференции [название].

Тема [название] издавна привлекает внимание специалистов. На конференции мы хотели бы поговорить о […]. И, конечно же, речь пойдет о […].

Работу конференции планируется сопроводить выставкой предметов, иллюстрирующих рассматриваемые темы. Предполагается издание текстов докладов и каталога выставки.

Конференция состоится 12.08.2013 г. в деловом центре «Делопись.ру» (г. Москва, ул. Льва Толстого, 15).

Заявки присылать до 10.08.2013 г.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович,

Приглашаем на международную конференцию [название].

Основные задачи конференции:
задача 1
задача 2
задача 3

В программе конференции:
мероприятие 1
мероприятие 2
мероприятие 3

Организационный взнос за участие в конференции составляет 37000 рублей, в т.ч. НДС 18 % (трансфер, обеды, кофе-брейки, канцелярские принадлежности).

Регламент работы конференции:
Регистрация с 8.00 до 9.00 часов.
Начало работы конференции в 9.00.

Место проведения конференции:
[Адрес]

Заявки на участие в конференции принимаются до 15.08.2013 года по форме на электронные адреса: [email protected] или [адрес почты] или по факсу: [номер].

По организационным вопросам обращаться: [фамилия, имя контактного лица], тел.: [номер], электронный адрес: [адрес почты].

С уважением,
Петр Петров

На выставку

Письмо-приглашение на выставку продукции

Уважаемые партнёры!

20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.

Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.

Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.

Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.

Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!