Главная » Зообизнес » Положение о кадровом резерве образец. Примерное положение о кадровом резерве. Пример положения о кадровом резерве

Положение о кадровом резерве образец. Примерное положение о кадровом резерве. Пример положения о кадровом резерве

Для любого юридического факта недостаточно его констатации – его необходимо доказать в правовом порядке. Это же правило касается вопроса о подтверждении фактов о периодах работы, когда подходит время оформлять пенсию. В этой статье мы расскажем Вам, как проводится такая процедура.

Способы и порядок подтверждения стажа работы

Стаж работы гражданина (трудовой стаж) – это одно из основных условий получения права на выплату пенсии, оказывающее влияние также на ее размер. При оформлении пенсии граждане предоставляют документы, свидетельствующие о том, что человек отработал определенное количество лет на том или ином предприятии.

Основные правила подтверждения трудового стажа излагаются в Постановлении Правительства № 555 от 2002 г. Законодательно утверждены 2 способа подтверждения трудового стажа:

Документальный с использованием официальных документов граждан. В этом порядке можно подтвердить все разновидности трудового стажа: общего, непрерывного, .
Свидетельские показания. Такой способ применяется при отсутствии или нехватке официальных документов, он является вспомогательным, с его помощью доказывается только период общего стажа гражданина.

Правила подтверждения стажа в документальном порядке разделяются, в свою очередь, на 2 этапа:

До регистрации в качестве застрахованного лица на основании ФЗ о персонифицированном учете, который вступил в действие в 1996 г.
После пенсионного страхования.

На основании ФЗ «О трудовых пенсиях» регулируется порядок подсчета трудового стажа, заработанного гражданами в разные периоды трудовой деятельности. Все установленные факты подтверждаются в форме различных документов, которые сохраняются в установленном порядке по месту работы.

Что может выступать доказательством?

Трудовой стаж при оформлении пенсии гражданину считают на основании главного документа работника – трудовой книжки. Они велись всегда и применяются сегодня на всех предприятиях, независимо от их вида собственности, хранятся и учитываются отделом кадров компании. Они заводятся на работников, устраивающихся на постоянную работу, а также на сезонную, временную, внештатную.

Все записи вносятся в книжку при приеме на работу согласно с ТК. Записи должны совпадать с текстом приказа. Кроме этого, в нее вносятся записи, касающиеся кадровых вопросов после издания приказа по предприятию:

о переводе на другую должность;
о наградах и поощрениях;
об увольнении.

Если по какой-либо причине трудовая книжка отсутствует, или записи сделаны с допущением неточностей, ошибок, то в качестве подтверждающих стаж документов могут использоваться:

Трудовые договоры.
Справки, которые выписывает отдел кадров, и подтверждает руководитель предприятия.
Выписки из приказов.
Лицевые счета и другие бухгалтерские документы о выдаче заработной платы.
Документ из ПФ РФ или налоговой службы об уплате налогов и обязательных перечислениях.
Свидетельство об уплате единого налога на вмененный доход ИП, которое выдается налоговой службой.
Справки из военкомата, воинской части, архива для военнослужащих.
Справка из ФСС о периоде выплаты пособия по причине временной нетрудоспособности.
Справка из центра занятости о получении пособия по безработице, из архива.
Ведомости о выдаче зарплаты наличными деньгами.
Характеристики работника во время трудовой деятельности.

Таким образом, официальные учреждения имеют право выдавать справки, подтверждающие стаж граждан при отсутствии трудовой книжки. Бывают случаи, когда у граждан не остается никаких официальных документов. В этом случае подтверждением могут служить, например, удостоверения о членстве в профсоюзной организации с подтверждением факта об уплате работником членских взносов.

Особенности подтверждения стажа документами

Способ подтверждения трудового стажа на основании иных официальных бумаг, помимо трудовой книжки, – довольно распространенное явление при выходе на пенсию, поэтому законодательство предусматривает различные категории трудовой деятельности, где трудовая книжка может отсутствовать (в некоторых ситуациях этот момент значительно упрощает будущим пенсионерам жизнь):

Выполнение работ по гражданско-правовому договору. Стаж в данном случае исчисляется с момента заключения соглашения и до дня расторжения.
Индивидуальное предпринимательство граждан, которые имеют документ о регистрации их в качестве ИП и оплачивали налоги, что подтверждается документом из налоговой службы или ПФ в зависимости от формы налогообложения.
Фермеры, которые исправно платили налоги, о чем свидетельствует справка из ПФ или налоговой инспекции.
Работники семейных общин коренных народов Севера, которые зарегистрированы как предприниматели, занимающиеся традиционными промыслами.
Работники творческих коллективов, не состоящие в штате, но выполнявшие работы в этих организациях и получавшие вознаграждение за труд.
Детективы, нотариусы, адвокаты, которые занимаются частной деятельностью.
Военнослужащие, а также приравненные к ним служащие МВД и органов уголовно-исполнительской системы. Эти работники подтверждают стаж справками военкоматов, военными билетами, другими документами, которые свидетельствуют о сроках прохождения службы.

Закон регулирует также перечень частных случаев, когда гражданам необходимо подтвердить различные периоды, которые могут быть засчитаны в страховой стаж: содержание под стражей несправедливо репрессированных, а потом реабилитированных граждан, уход за инвалидами по решению органов социальной защиты, уход за престарелыми родственниками старше 80 лет и прочие. Каждый случай необходимо подтвердить официальными документами.

Более подробную информацию об этих изменениях в законодательстве и подтверждении трудового стажа при уходе за пожилым или родственником-инвалидом Вы можете узнать из данного видео.

Подтверждение стажа свидетельскими показаниями

Свидетельские показания могут стать хорошим подспорьем для граждан, которым необходимо подтвердить трудовой стаж, если по каким-либо причинам отсутствуют другие документы. Для этого работнику следует написать заявление в отдел кадров предприятия, где осуществляется персонифицированный учет.

Необходимо сопроводить заявление такими документами:

Документ, который подтверждает фактами обстоятельства, в результате которых была испорчена или утеряна трудовая книжка. Например, подтверждение из службы пожарного надзора о возгорании объекта с указанием даты произошедшего события.
Справка об утере книжки с подписью работодателя с указанием причин.
Справка из архива об отсутствии данных о запрашиваемых периодах работы.

Если утрата документов произошла в результате небрежного хранения или умышленного уничтожения, но работник в этом не виноват, то в качестве подтверждения трудового стажа могут быть использованы показания 1-2 свидетелей. Они должны быть коллегами работника, то есть трудиться на одном предприятии. Согласно их показаниям, продолжительность времени работы не должна быть больше, чем установлено законодательно при назначении пенсии.

Допустимо, чтобы свидетель предоставил свои показания в письменной форме, если он не может дать показания по объективным причинам, например, в случае заболевания. В ситуации если ПФ принимает решение не учитывать трудовой стаж на основании свидетельских показаний, то граждане могут решить данный вопрос через суд.

Заявление в архив

В процессе оформления пенсии человек может обратиться в архив, если отсутствует трудовая книжка, и нет иных источников получения сведений о местах работы. Архивная выписка – официальный документ, который удостоверяет факты осуществления гражданином трудовой деятельности на том или ином предприятии.

Законодательство не содержит строгого правила оформления заявления, но определенные пункты должны в нем содержаться:

наименование архива;
Ф.И.О. заявителя, дата рождения, адрес, контакты;
заголовок «Заявление о подтверждении стажа»;
содержание заявления: просьба о выдаче справки, наименование предприятия, где работал гражданин, должность, период работы;
наименование учреждения, куда необходимо предоставить документ;
дата составления заявления, подпись заявителя.

Что делать, если в архиве нет нужных документов?

Работая в течение жизни, мало кто из граждан заботится о сохранности всех документов, надеясь на добросовестность отделов кадров и персонифицированного учета. Однако нередки случаи, когда дело доходит до оформления пенсии, обнаруживается нехватка документов, подтверждающих трудовой стаж. Это влияет на размер пенсии, поэтому потенциальным пенсионерам необходимо знать, как решить проблему.

Невозможность подтвердить стаж чаще всего возникает, если речь идет о периодах деятельности граждан, когда еще не была узаконена регистрация в системе обязательного пенсионного страхования.

Будущим пенсионерам необходимо иметь информацию о состоянии своего лицевого счета накануне выхода на пенсию, чтобы убедиться, что все периоды трудовой деятельности в нем отражены. Варианты получения сведений из личного лицевого счета:

на сайте госуслуг или ПФР;
визит в ближайшее отделение ПФ в своем населенном пункте;
по месту работы (в этом случае работодатель может ознакомить работника с данными о сотрудниках, которые он передает в органы персонифицированного учета).

Если гражданин обнаруживает отсутствие в лицевом счете тех данных, которые прописаны в трудовой книжке, ему нужно сразу обратиться в ПФ. Работники пенсионного фонда, в свою очередь, также организуют поиск утерянных сведений.

Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано?

Еще один случай, с которым часто сталкиваются граждане при оформлении пенсии: предприятие, на котором когда-то работал гражданин, ликвидировано. В такой ситуации необходимо навести справки о компании в налоговой инспекции, есть ли у нее правопреемник, или произошло слияние с другим предприятием. При наличии правопреемника ситуация упрощается, так как все документы должны находиться у него.

Если правопреемник отсутствует, то информацию о компании рекомендуется искать в архиве. В зависимости от того, кому подчинялось предприятие, документы размещаются в соответствующем архиве: региональном, федеральном или муниципальном. Всю информацию об этом можно получить в налоговой инспекции.

Когда выходят на пенсию, граждане подтверждают, что отработали определенное количество лет на том или ином предприятии. Учитывая факт, что поиск информации о трудовом стаже, который не прописан в трудовой книжке, может занять много времени, будущим пенсионерам рекомендуется заблаговременно изучить свой лицевой счет и заняться оформлением отсутствующих бумаг.

Успешная организация, планирующая освоение новых рынков, повышение доли рынка, продвижение новых товаров или услуг осознает, что ее основной капитал — сотрудники, а наличие подготовленного персонала — это инвестиция в будущее развитие.

Успешная работа в данном направлении возможна при наличии четко выстроенной стратегии развития организации, куда включена и система работы с персоналом.

Одним из основополагающих документов, определяющих развитие персонала, является положение о кадровом резерве на предприятии. Расскажем в статье о структуре документа, а также о разделах, которые рекомендуются к включению в содержание документа.

Зачем нужно положение о кадровом резерве

В любой организации в силу различных причин образовываются вакансии, и задачей HR-службы организации является своевременное их заполнение.

Решая данную задачу, специалист по персоналу может пойти двумя путями:

Заполнить образовавшиеся вакансии специалистами, найденными из внешних ресурсов.
Подобрать специалистов из состава персонала учреждения.

Второй путь возможен при наличии в организации запаса специалистов, готовых занять должность.

Второй вариант ответа на поставленный вопрос предполагает формирование в компании квалифицированного запаса сотрудников. Положение, структуру формирования которого приведем далее, поможет HR-специалисту разработать документ с учетом специфики деятельности конкретного предприятия.

Образец положения о кадровом резерве предприятия

Пример положения о кадровом резерве

Положение о работе с кадровым резервом является ключевым документом, который применяется при его формировании и работе с персоналом по этому направлению.

Документ отражает целый ряд вопросов организации работы компании. Пример положения, структуру которого рассмотрим далее, включает такие направления деятельности, как порядок формирования, обновления, включения и исключения, подготовку персонала.

1. Общие положения.

Раздел описывает имеющиеся цели и задачи формирования, к примеру:

преемственность при управлении учреждением;
заполнение образующихся вакансий в короткие сроки;
оптимальное использование потенциала работников;
карьерный рост;
улучшение качества управления.

Задачи могут состоять в следующем:

выявление сотрудников с высоким потенциалом;
планирование развития карьеры;
сокращение периода адаптации новичков в должности;
создание системы развития претендентов на базе разработанных планов индивидуального развития;
повышение лояльности сотрудников;
недопущение потери перспективных работников.

2. Структура.

Данный раздел описывает состав резерва, который может состоять из различных групп должностей:

топ-менеджмент;
руководители среднего звена;
специалисты.

Структура также определяет группы готовности к замещению должностей:

немедленно;
через год.

3. Порядок и условия включения в кадровый резерв.

Раздел включает разъяснение процедур формирования, а также устанавливает, каким образом учитываются результаты оценки кандидатов, их аттестации, описывает показатели, по которым зачисляются кандидаты. Отбирая сотрудников для включения, нужно принимать к сведению не только общие требования к должностям, но и конкретные профессиональные, а также личностные их характеристики.

4. Порядок работы конкурсной комиссии по формированию и организации подготовки кадрового резерва.

Раздел устанавливает не только цели и задачи, но и состав, полномочия, алгоритм принятия решения.

Целями комиссии могут быть:

содействие своевременному формированию;
объективность при принятии решений.

обеспечить формирование;
сформировать в строгом соответствии с технологией работы по его созданию.

В данной части устанавливаются принципы формирования состава комиссии, определяется ее председатель.

Полномочия комиссии также включены в эту часть и могут выразиться в следующих рекомендациях:

зачислить;
рекомендовать дополнительное обучение;
исключить из кандидатов для вступления.

Раздел описывает процедуру принятия решения, устанавливает правила голосования, а также процедуру принятия окончательного решения.

5. Оценка кандидатов для включения в кадровый резерв.

Оценка претендентов проводится конкурсной комиссией.

Основаниями для оценки могут быть:

характеристика руководителя, у которого сотрудник работает;
представление руководителя, возглавляющего подразделение, из перечня должностей которого формируется запас;
оценочный лист сотрудника;
данные о его самооценке.

6. Подготовка (обучение) кадрового резерва.

Раздел Положения устанавливает правила работы по подготовке и обучению резервистов. Определяет виды обучающих программ, сроки учебы, ее бюджет, устанавливает параметры оценки результатов обучения.

Можно установить следующие виды программ:

теоретическая, содержащая общую часть;
специальная;
индивидуальная.

Сроки обучения могут быть различными.

7. Оценка работников, состоящих в кадровом резерве.

Оценка сотрудников проводится по окончании их обучения по показателям выполнения плана обучения, плана развития.

8. Исключение из кадрового резерва.

Раздел Положения описывает случаи исключения, которые могут быть следующими:

назначение на должность в порядке карьерного роста;
решение о несоответствии должности, принятое по результатам аттестации;
сокращение должности, на замещение которой сотрудник претендовал;
личное заявление;
увольнение с работы.

В этой же части предусматривается издание распорядительного документа организации, которым работник исключается из состава, а также порядок уведомления лица об исключении.

9. Назначение на должность.

Раздел Положения предусматривает алгоритм назначения на должность. Может содержать оценку его непосредственного руководителя, наставника, курирующего обучение и развитие, оценку предполагаемого в будущем руководителя.

По результатам анализа вышеуказанных составляющих сотрудник:

назначается на должность при успешности достигнутых показателей;
получает отказ в назначении (в этом случае возможна замена кандидата на должность или рекомендация продлить срок подготовки).

10. Заключительное положение.

Заключительная часть содержит информацию, к примеру, о гласности и открытости рассмотрения вопросов включения, о графике приема кандидатов по вопросам включения, о расходах, связанных с мероприятиями по организации работы.

Положение о кадровом резерве на муниципальной службе

Такие документы, например положение о кадровом резерве судей или других государственных органов, имеют отличительную черту. Порядок формирования как в органах государственной власти, так и в муниципальных органах установлен действующим законодательством. Так, законом о муниципальной службе № 25-ФЗ от 02.03.2007 предусмотрена необходимость создания кадрового резерва для замещения должностей муниципальной службы. Документ утверждается муниципальным правовым актом. Навыки, которые требуется иметь, определяются потребностями конкретного муниципального органа.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 2

Компании, стратегия которых предусматривает выход на новые рынки, разработку современных продуктов и услуг, увеличение доли рынка, рассматривают подготовку кадрового резерва как инвестиции в будущее предприятия. Работа с кадровым резервом результативна в том случае, когда она основана на стратегии организации и встроена в систему работы с персоналом. Одним из основных документов, регламентирующих работу с кадровым резервом, является Положение, в котором описываются цели и задачи, система отбора и подготовки резервистов, ответственность должностных лиц.

Положение о кадровом резерве

При решении вопроса о заполнении образовавшихся в компании вакансий перед менеджером по персоналу часто возникает дилемма:

подобрать на заявленные вакансии специалистов и руководителей извне или
использовать внутренний ресурс.

Второй вариант ответа на поставленный вопрос предполагает формирование в компании кадрового резерва.

Наличие кадрового резерва в организации должно максимально удовлетворять ее потребности в замещении должностных позиций менеджеров различного уровня. Положительный эффект от работы с кадровым резервом может быть достигнут только в том случае, если создание резерва является составной частью целостной системы работы с персоналом компании. Таким образом, внедрение системы работы с кадровым резервом проводится при условии, что в компании разработана и внедрена процедура деловой оценки и система обучения персонала.

Основным организационным документом, используемым в процессе формирования кадрового резерва и работы с ним, является Положение о кадровом резерве, в котором закрепляются основные принципы и порядок формирования кадрового резерва, круг обязанностей должностных лиц, ответственных за формирование кадрового резерва (см. таблицу 1). В этом документе также целесообразно отразить вопросы организации работы с кадровым резервом, порядок пополнения кадрового резерва и внесения изменений в количественный и качественный состав "резервистов". Для получения полной картины текущего состояния работы с кадровым резервом необходимо предусмотреть систему отчетности для ответственных должностных лиц.

Таблица 1

Раздел	Содержание
1. Общие положения	В разделе определяются цели формирования кадрового резерва, например: - повышение качества подготовки руководящего состава компании, - оперативное замещение ключевых должностей за счет внутренних ресурсов компании, - сохранение принципа преемственности в управлении предприятием. Формулируются принципы работы с кадровым резервом: - подбор кандидатов в состав резерва осуществляется по их деловыми личностным качествам; - гласность в организации работы с резервом
2. Порядок подбора кандидатов для зачисления в кадровый резерв	В разделе описывается процедура формирования резерва. Определяются порядок учета результатов оценки и аттестации, а также критерии зачисления претендентов в резерв. При отборе кандидатов в резерв для конкретных должностей рекомендуется учитывать не только общие, но и профессиональные требования, которым должен отвечать руководитель того или иного отдела, цеха и т.д., а также требования к личностным качествам кандидата
3. Организация работы с резервом	Раздел определяет порядок работы по подготовке резервистов (виды программ и сроки обучения, бюджет, оценка результатов обучения). Например , для подготовки резерва могут быть утверждены три вида программ: - общая теоретическая подготовка, - специальная программа, - индивидуальная программа (практика, стажировка). Как правило, срок обучения составляет один год, по истечении которого проводятся мероприятия по оценке резервистов по таким показателям, как выполнение годового индивидуального плана, выполнение плана стажировки, рабочие показатели и т.д.
4. Распределение ответственности при работе с кадровым резервом	Работа по формированию и подготовке кадрового резерва осуществляется путем взаимодействия менеджера кадровой службы, психолога, специалиста по обучению персонала, руководителей структурных подразделений. Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции. Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных Положением процедур несет Директор по персоналу

Положение о кадровом резерве готовит кадровая служба компании. Однако к разработке документа можно привлечь и руководителей ключевых структурных подразделений, например, производственного отдела, департамента продаж, финансового управления (для контроля бюджета, выделяемого на обучение "резервистов") и т.д. Концепцию Положения необходимо обсудить с руководством компании. Положение о кадровом резерве подписывает руководитель кадровой службы и утверждает первый руководитель компании. Положение может содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки.

Как проводится оценка кандидатов?
Какова процедура зачисления в резерв?
Как осуществляется подготовка резервистов?
Кто несет ответственность за работу с резервом?

Положение о работе с кадровым резервом для выдвижения на руководящие должности в ОАО "Звезда"

Настоящее Положение о работе с кадровым резервом разработано с целью установления единых организационных принципов создания системы подготовки и формирования резерва кадров для выдвижения на руководящие должности ОАО "Звезда".

1. Общие принципы формирования кадрового резерва

Основная цель формирования кадрового резерва ОАО "Звезда" - создание корпуса работников, способных обеспечить непрерывность и преемственность управления на всех направлениях и во всех подразделениях предприятия. Общими положениями при формировании кадрового резерва являются:

объективность в подборе и зачислении в резерв;
компетентность и профессионализм;
равенство возможностей в профессиональном росте;
ответственность руководящих должностных лиц за формирование резерва и качество его подготовки.

2. Требования к подбору кандидатов для включения в резерв

Основными критериями отбора кандидатов для включения в резерв являются:

высокий уровень профессионализма;
мотивация на творческую инновационную деятельность;
четко выраженные признаки социально-психологической зрелости.

Подбор кандидатов в состав кадрового резерва осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

профессиональная компетентность, то есть соответствующие образование, опыт, знания, навыки по профилю работы, способность анализировать и принимать обоснованные решения и добиваться их выполнения, деловая культура, систематическое повышение профессионального уровня, ориентация на дальнейшую карьеру;
организаторские способности - умение руководить подчиненными, координировать и контролировать их деятельность, владеть современными методами и техникой управления, способность реализовать полномочия в рамках должностных обязанностей, инициативность;
ответственность за порученное дело - высокая требовательность к себе и подчиненным, обязательность, критическая оценка своей работы и коллектива;
нравственные качества - добросовестность, работоспособность, объективность, социально-психологическая и нравственная зрелость, простота в общении с работниками, коммуникативные способности, корректность, порядочность, внимание к окружающим.

3. Подготовка кадрового резерва

Планы подготовки работников, зачисленных в резерв, должны отражать такой объем профессиональных знаний и навыков, который необходим им для работы на будущей должности с учетом их специального образования и опыта работы. Они должны включать:

перевод работника, состоящего в кадровом резерве, на другие вакантные должности с целью приобретения им необходимых навыков и знаний;
исполнение обязанностей вышестоящего руководителя в период его отсутствия с целью получения опыта руководящей работы, приобретения организаторских навыков;
получение в образовательных учреждениях дополнительного образования, прохождения повышения квалификации;
стажировку на вышестоящей должности;
проверку знаний на выполнение поручений решения отдельных вопросов по той должности, на которую готовится резервист;
участие в подготовке проектов решений, совещаний, слушаний, заседаний органов управления;
самостоятельную подготовку по профилю будущей деятельности.

4. Оценка работников, состоящих в резерве, порядок пересмотра и пополнения резерва

Изучение работников, состоящих в резерве для выдвижения на руководящие должности, проводится на протяжении всего времени нахождения их в составе резерва.

Ежегодно проводится анализ состава резерва, и всем работникам, состоящим в резерве, дается оценка их деятельности за прошедший год.

В процессе анализа и оценки резерва рассматривается профессиональный уровень подготовки каждого работника, опыт его работы, возраст и другие данные, определяются его способности и потенциальные возможности, умение работать с людьми и руководить коллективом, степень подготовленности к выдвижению на руководящую работу.

Списки резерва уточняются ежегодно. При пересмотре резерва кадров в конце года проводится его анализ, дается оценка подготовленности каждого работника, принимается решение о необходимых заменах в составе резерва.

В случае снижения лицами, состоящими в резерве кадров, уровня и результатов профессиональной деятельности, а также из-за несоответствия их качеств требованиям, предъявляемым к работникам, они исключаются из резерва.

5. Порядок формирования кадрового резерва

Кандидаты, включаемые в резерв для выдвижения на должность, должны иметь:

высшее профессиональное образование по направлению деятельности;
стаж работы на предприятии (или организациях соответствующего профиля работы) по специальности, в том числе, при необходимости, на руководящих должностях не менее 5 лет;
возраст - не более 45 лет.

Список кадрового резерва утверждается генеральным директором предприятия.

6. Организационное обеспечение работы с кадровым резервом

Работу с кадровым резервом ведут заместитель генерального директора, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Заместители генерального директора несут персональную ответственность за качественный состав резерва и рост его профессионального потенциала.

Заместитель генерального директора по управлению персоналом координирует деятельность всех служб по работе с кадровым резервом, готовит предложения по подготовке, повышению квалификации и переподготовке работников, зачисленных в резерв, занимается научно-методическим обеспечением работы с резервом.

Структура Положения

Положение о кадровом резерве включает раздел о целях и задачах работы с резервистами, которые формулируются с учетом стратегии компании. В Положении описывается порядок отбора сотрудников в кадровый резерв и организация работы с резервистами. В отдельном разделе может быть сформулирована область ответственности должностных лиц компании, участвующих в работе с кадровым резервом.

В Положении о кадровом резерве могут быть представлены и другие разделы. Например , самостоятельным разделом Положения может быть описание процесса бюджетирования расходов по формированию и обучению кадрового резерва. А вот раздел об ответственности при работе с кадровым резервом, наоборот, может и отсутствовать. В этом случае указывается степень ответственности всех участников системы работы с кадровым резервом применительно к каждому этапу технологии.

Положение может содержать различные приложения - формы документов: индивидуальный план работы сотрудника, лист оценки, форма отчета и т.д. Параллельно с Положением о кадровом резерве целесообразно составить Перечень должностей, подлежащих резервированию.

Разработка Положения о кадровом резерве является необходимым этапом работы по выстраиванию в компании системы формирования и обучения кадрового резерва. При этом нужно учитывать следующие ключевые условия успешной работы с резервом:

Поддержка работы с кадровым резервом со стороны высшего руководства компании.
Мотивация резервистов на обучение и достижение высоких результатов.
Учет особенностей корпоративной культуры и сложившейся практики управления при выборе форм и методов обучения резервистов.

Г.Погодина

Директор по управлению персоналом

компании Iveco в России

Зачем нужно положение о формировании кадрового резерва

Положение о резерве кадров - внутренний локальный нормативный акт, который не относится к числу обязательных в частных организациях. Составлять его или нет, заниматься ли формированием пула резервистов - решает руководитель организации, опираясь на текущие и стратегические цели.

Положение о резерве кадров

Если у вас успешная и динамично развивающаяся компания, а в ближайшее время вы планируете освоение новых рынков, без подготовленного персонала не обойтись. Учитывайте, что каждый раз заниматься поиском специалистов на освободившиеся места - сомнительная затея. Во-первых, вы потратите массу сил и времени, а во-вторых, пустующая позиция негативно отражается на бизнес-процессах.

Успешная работа по подбору «запасных» невозможна, если не регламентировать все этапы, правила и не прописать нюансы. Поэтому к созданию положения о резерве кадров нужно подходить максимально ответственно, а в последующем опираться на него. Составлять документ только для того, чтобы соблюсти формальность, не имеет смысла.

Кого назначить ответственным за создание положения

Чтобы избежать ошибок и недоработок, назначьте ответственных лиц за подготовку документа. В роли них могут выступать руководители структурных подразделений, кадровики и т.д.

Как правило, работу возглавляет директор по персоналу. Если он занят другими задачами и не может участвовать в подготовке документа, он только просматривает готовую версию, подписывает ее и передает на утверждение вышестоящему руководству.

★ В некоторых случаях на разработку и согласование положения о резерве кадров уходит много времени. Обычно с такой проблемой сталкиваются в организациях, где много подразделений, руководители которых участвуют в подготовке акта. Несмотря на то, что важно учитывать мнение многих сотрудников, не включайте в рабочую группу более 4-5 человек, при этом четко обрисуйте их задачи. Иначе процесс составления и согласования затянется.

Как разработать положение о резерве кадров

После формирования группы лиц, которая будет работать над документом, приступайте к созданию проекта. Положение о КР должно отражать задачи и цели, механизм развития резервистов, зоны ответственности, права и обязанности участников программы.

Содержание документа должно полностью соответствовать специфике организации, быть основано на стратегических целях. Четко и подробно описывайте технологию работы с КР, принципы. После прочтения акта у человека должно быть представление о том, как провести оценку кандидатов, какова процедура зачисления в КР, в какие сроки и каким образом осуществляется подготовка и переподготовка кадров, кто ответственен за резерв.

Не забудьте проинформировать сотрудников, что начали составлять положение о кадровом резерве и готовитесь к зачислению в него. Придерживайтесь принципа открытости, чтобы избежать волны недовольства. Отразите в документе нормы, которым должен соответствовать сотрудник, чтобы претендовать на замещение освободившихся должностей.

При зачислении резервистов отдавайте предпочтение уже трудоустроенным сотрудникам - так вы мотивируете их, а также облегчите себе работу по оценке. Устанавливайте сроки, в течение которых на позицию могут претендовать самовыдвиженцы.

Анкета кандидата в кадровый резерв с комментариями эксперта

Опирайтесь на образец положения о кадровом резерве, чтобы облегчить себе работу и избежать ошибок. Составляйте документ на фирменном бланке организации или разработайте уникальную форму - закон не регулирует этот вопрос, поэтому вид положения зависит только от вашей фантазии.

Пример Положения о кадровом резерве

1. Общие положения

В этом разделе опишите имеющиеся цели, задачи и принципы формирования резерва. Например, цели могут состоять в достижении преемственности при управлении, закрытии вакантных позиций в сжатые сроки, оптимальном использовании потенциала сотрудников, улучшении качества управления и т.д.

Главные задачи КР заключаются в следующем: выявить сотрудников с высоким потенциалом, планировать развитие карьеры, сокращать период адаптации новичков, создать систему развития претендентов на базе индивидуальных планов, повысить лояльность сотрудников, не допустить потери перспективных работников.

Пример

Принцип объективности

Объективно и всесторонне оценивать результаты деятельности, знания, навыки, компетенции и личностные качества кандидатов для зачисления в список «запасных». Критерии разрабатывает специальная комиссия.

Принцип равных возможностей

Любой работник организации имеет право подать заявку на включение в КР и участвовать в отборочном конкурсе.

Принцип добровольности

Войти в КР сотрудник может лишь добровольно. Любое принуждение не допускается.

Принцип гласности

Информация о формировании резерва, а также работе с ним не скрывается, доступна всем сотрудникам.

Принцип мобильности

Работник, успешно прошедший программу подготовки, может быть выдвинут и назначен на должность, которая подходит по уровню развития профессиональных и личностных компетенций.

Принцип личной ответственности

Сотрудники, включенные в КР, несут полную ответственность за саморазвитие и обучение. Руководитель, выдвинувший специалиста в кадровый резерв, отвечает за успехи подчиненного.

2. Структура положения о кадровом резерве

В разделе зафиксируйте состав резерва, а именно должности разного ранга. Включите в него позиции топ-менеджмента, руководителей среднего звена, специалистов. Определите группу готовности к замещению должностей: немедленно, через год или другой промежуток времени.

3. Порядок и условия включения в кадровый резерв

Включите в раздел информацию, которая направлена на разъяснение процедур формирования, оценки кандидатов, их аттестации. Опишите показатели, по которым зачисляются резервисты.

Таблица. Требования для включения кандидатов в кадровый резерв

Важно! Отбирая лиц для включения в КР, принимайте к сведению не только общие требования, но и профессиональные, а также личностные характеристики. Отразите их перечень отдельными пунктами, чтобы не возникало споров.

4. Порядок работы комиссии по формированию и организации подготовки резерва

Опишите в разделе не только цели и задачи, но и состав комиссии, полномочия ее членов, алгоритм принятия решения. В данной части установите принципы формирования комиссии, определите ее председателя. Полномочия комиссии также включите в эту часть, опишите процедуру принятия решения, установите правила голосования и т.д.

5. Оценка кандидатов для включения в КР

Укажите, что оценка претендентов проводится конкурсной комиссией. Основаниями для нее может выступать: характеристика руководителя, у которого специалист работает; представление управленца, возглавляющего подразделение; оценочный лист сотрудника и т.д.

6. Подготовка (обучение) резервистов

Раздел Положения о кадровом резерве устанавливает правила подготовки и обучению. Зафиксируйте в нем виды обучающих программ, сроки учебы, бюджет, установите параметры оценки результатов.

7. Оценка сотрудников, состоящих в КР

Оценка проводится по окончании обучения. В этом пункте можете ссылаться на предыдущий.

8. Исключение из кадрового резерва

В разделе положения о кадровом резерве пропишите случаи исключения из пула «запасных» или с конкретной позиции, которые могут быть такими:

назначение на должность в порядке карьерного роста;
решение о несоответствии, принятое по результатам аттестации;
сокращение должности, на замещение которой работник претендовал;
личное заявление специалиста;
увольнение с работы по любой причине.

9. Назначение на должность

В разделе положения о кадровом резерве зафиксируйте алгоритм назначения на должность. Например, он может подразумевать этапы оценки, обучения и развития, пройдя которые сотрудник назначается на должность или получает отказ. рассказали эксперты «Системы Кадры».

10. Заключительное положение

Заключительная часть обычно содержит информацию о гласности и открытости рассмотрения вопросов включения в резерв, о графике приема кандидатов, о расходах, которые связаны с мероприятиями по организации работы.

Предлагаю в копилку примерное положение о кадровом резерве компании малого или среднего бизнеса.
Положение является частью нормативной базы, регламентирующей процессы обучения и развития персонала в компании, и содержит ссылки на другие локальные нормативные документы. Для эффективной работы данного положения также необходимо иметь в наличии пакет шаблонов (приложений).
По желанию заказчика адаптирую данный документ под требования вашей компании, включая разработку шаблонов по работе с кадровым резервом (приложений к положению).
Также в качестве отдельного проекта разработаю нормативную базу вашей компании по процессам обучения и развития, включая процессы оценки.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

компании ХХХ

И.О. Фамилия

«____»____________201___ г.

Положение о кадровом резерве компании «ХХХ»

I. Общие положения.

II. Этапы подготовки кадрового резерва.

III. Подготовка участников программы кадрового резерва.

IV. Оценка уровня подготовки резервистов.

I. Общие положения

2. Целью подготовки кадрового резерва является:

плановое и внеплановое замещение ключевых, в т.ч. управленческих, должностей;
реализация обеспеченности компании персоналом для реализации ее стратегии;
обеспечение непрерывности производственного процесса.

3. Владельцем бизнес-процесса подготовки кадрового резерва является учебный центр компании. Ключевыми участниками процесса являются руководители подразделений и сотрудники, участвующие в программе подготовки кадрового резерва (резервисты).

4. При подготовке резервистов учебный центр использует следующие методы подготовки без отрыва от основной производственной деятельности.

Обучение в учебном центре - получение теоретических знаний по целевой должности в учебном центре компании.
Подготовка на рабочем месте - получение практических навыков по целевой должности на рабочем месте под руководством наставника.
Развивающие поручения - решение рабочих задач, направленных на развитие профессиональных и личностных компетенций сотрудника в рамках целевой должности.
Участие в проектах - формирование проектных групп из числа резервистов и других сотрудников для достижения производственных целей по целевой должности.
Временное замещение - временное исполнение должностных обязанностей коллеги/ вышестоящего руководителя.
Самоподготовка - самостоятельное получение знаний по целевой должности в соответствии с программой обшей или индивидуальной подготовки резервиста.

5. При итоговой оценке участников программы кадрового резерва учебный центр использует методы оценки, указанные в разделе II п.4 Положения об оценке.

6. Учебный центр осуществляет регулярное информирование о ходе программы подготовки кадрового резерва посредством размещения информации на корпоративном портале.

II . Этапы подготовки кадрового резерва

Учебный центр организует и осуществляет подготовку кадрового резерва по следующим этапам.

1.Определение целевых должностей для подготовки резерва.

2. Планирование оптимальной численности резервистов под каждую позицию.

3. Создание карточек целевых должностей.

4. Отбор кандидатов в кадровый резерв.

5. Оценка кандидатов в кадровый резерв.

6. Закрепление наставника.

7. Подготовка участников программы кадрового резерва.

8. Мониторинг эффективности подготовки резервистов.

9. Оценка уровня подготовки резервистов.

10. Подведение итогов программы подготовки резервистов.

11. Планирование дальнейшей работы с кадровым резервом.

12. Удержание перспективных сотрудников.

1. Определение целевых должностей для подготовки резерва

В перечень целевых должностей для подготовки кадрового резерва входят все вакантные позиции, возникающие по разным основаниям (например, декретный отпуск, предстоящее увольнение, создание новых подразделений, введение нового функционала).

Перечень целевых должностей для подготовки резерва на текущий год утверждается руководством компании.

При определении целевых должностей для подготовки резерва применяется Матрица назначений на должность.

2. Планирование оптимальной численности резервистов под каждую позицию

Для каждой целевой должности должно быть подготовлено не менее 2-х резервистов.

3. Создание карточек целевых должностей

В случае отсутствия карточки целевой должности карточка должности (Приложение 1 к Положению о внутреннем обучении) должна быть разработана руководителем подразделения, для которого осуществляется подготовка по программе кадрового резерва.

4. Отбор кандидатов в кадровый резерв

Выдвижение кандидатов в кадровый резерв проводится тремя способами:

1) выдвижение сотрудника его непосредственным руководителем;

2) выдвижение сотрудника руководством компании, директором по персоналу, учебным центром;

3) самовыдвижение сотрудника.

Отбор проводится в 2 этапа:

1) предварительный отбор - отбор по соответствию формальным требованиям;

2) основной отбор - оценка кандидатов.

Цель предварительного отбора - оценить формальное соответствие кандидата требованиям для зачисления в кадровый резерв.

Требования для зачисления в кадровый резерв:

Возраст кандидата в резерв - не менее 25 лет.
Стаж работы в компании - не менее 1 года.
Отсутствие дисциплинарных взысканий за время работы.
Результат прохождения оценки по итогам испытательного срока и/ или плановой оценки на текущей должности - не менее 4 баллов (80%).
Высокая результативность работы сотрудника за период (предыдущий + текущий год) на текущей должности - не менее 4 баллов (80%).
Наличие профессиональных достижений (предыдущий + текущий год) на текущей должности.

5. Оценка кандидатов в кадровый резерв

Цель основного отбора - оценить потенциал (профессиональные и личностные качества) кандидата в соответствии с карточкой должности для каждой позиции.

Учебный центр организует процедуру плановой оценки для сотрудников, чьи кандидатуры прошли предварительный отбор на зачисление в кадровый резерв, в соответствии с Положением об оценке.

Результаты предварительного и итогового отбора кандидатов в кадровый резерв оформляются в карточке отбора в кадровый резерв (Приложение 1).

В результате данного этапа формируется итоговый список участников программы кадрового резерва.

6. Закрепление наставника

За каждым участником программы подготовки кадрового резерва закрепляется наставник из числа более опытных коллег или вышестоящих руководителей. Работа наставников регулируется Положением о наставничестве.

7. Подготовка участников программы кадрового резерва

Целью подготовки участников программы кадрового резерва (см. раздел III настоящего Положения) является повышение их профессиональных и личностных компетенций для успешной работы по целевой должности. Учебный центр совместно с руководителями подразделений разрабатывает следующие программы обучения и развития участников программы кадрового резерва.

Разработка общей программы подготовки резервистов (Приложение 2 форма 2). Цель: получение и развитие знаний, умений, навыков, компетенций, применимых для всех целевых должностей.
Разработка индивидуального плана обучения и развития для каждого резервиста (Приложение 2 формы 3-5). Цель: подготовка резервиста под требования целевой должности с учетом его индивидуальных особенностей.

Общая программа подготовки разрабатывается на период не менее 1 месяца, индивидуальный план обучения и развития - не менее 2 месяцев. Общая программа подготовки и индивидуальный план обучения и развития согласуются с директором по персоналу и руководством компании. Учебный центр самостоятельно отбирает методы подготовки участников программы (см. раздел I п.4), сообразуясь с целями должности и индивидуальными особенностями сотрудников.

8. Мониторинг эффективности подготовки резервистов

Для оценки прохождения программы подготовки кадрового резерва учебный центр проводит регулярные промежуточные встречи резервистов и их наставников с руководителями подразделения, для работы в котором проходит обучение сотрудник, руководителями службы персонала, руководством компании. При необходимости осуществляется корректировка общей программы подготовки и индивидуального плана обучения и развития резервиста.

9. Оценка уровня подготовки резервистов

По окончании программы подготовки кадрового резерва учебный центр проводит комплексную оценку уровня подготовки резервистов/ реализации программы развития профессиональных и личностных компетенций (см. раздел IV настоящего Положения).

По окончании программы резервист предоставляет обратную связь по итогам прохождения программы подготовки (Приложение 4 к Положению о внутреннем обучении) и передает заполненную анкету в учебный центр. Информация, полученная от резервистов в качестве обратной связи, используется для совершенствования процесса подготовки кадрового резерва в компании.

10. Подведение итогов программы подготовки резервистов

По результатам оценки уровня подготовки резервистов принимаются решения о:

готовности резервиста занять вакантную целевую должность;
исключении из резерва сотрудников, продемонстрировавших снижение производственных показателей и/или отсутствие прогресса в развитии профессиональных и личностных компетенций;
проведении дополнительного обучения по навыкам и компетенциям, при оценке которых резервист получил балл ниже 3,5 (70%);
поощрении успешных резервистов, продемонстрировавших рост результативности работы и повышение уровня развития профессиональных и личностных компетенций.

Результат этапа: определены резервисты с высоким уровнем готовности для замещения вакантных целевых должностей.

11. Замещение вакантных должностей участниками программы кадрового резерва

При наличии в компании открытых целевых должностей осуществляется рассмотрение кандидатов на замещение из числа успешных резервистов и назначение их на должность.

В течение 2 месяцев после перевода на новую должность учебный центр при необходимости осуществляет адаптацию обученного по программе подготовки кадрового резерва сотрудника на новой должности.

Адаптация на новой должности осуществляется с применением следующих методов:

закрепление за резервистом наставника из числа коллег/ вышестоящих руководителей;
консультации по общей программе подготовки и индивидуальному плану обучения и развития;
проведение дополнительного обучения.

12. Удержание перспективных сотрудников

При отсутствии на момент окончания программы подготовки резервистов открытых целевых должностей проводятся мероприятия по удержанию перспективных сотрудников в компании.

Программа удержания перспективных сотрудников, успешно прошедших программу подготовки кадрового резерва, включает в себя следующие способы удержания:

расширение функциональных обязанностей сотрудника, зоны его ответственности и уровня принятия решений;
включение в проектные команды;
самостоятельное ведение проекта в качестве руководителя проекта;
организация временных замещений руководителя (на время отпуска, командировки, болезни и др.);
возможность стать наставником для менее опытных сотрудников;
надбавка к заработной плате;
предоставление дополнительных социальных льгот.

При выборе способа удержания учитываются индивидуальные потребности сотрудника.

Результат этапа: продвижение подготовленных резервистов на вакантные целевые должности, сохранение кадрового потенциала компании за счет удержания перспективных сотрудников в кадровом резерве.

1. Для сотрудников, успешно прошедших отбор для участия в программе кадрового резерва, составляется Карта подготовки по программе кадрового резерва, в которую входят следующие документы:

III . Подготовка участников программы кадрового резерва

Общая информация о сотруднике (Приложение 2 форма 1). Заполняет ведущий менеджер по обучению за 2 дня до начала программы подготовки;
План обучения в учебном центре (Приложение 2 форма 2). Составляет ведущий менеджер по обучению за 2 дня до начала программы подготовки;
План подготовки на рабочем месте (Приложение 2 форма 3). Составляет наставник в первый день реализации программы подготовки. План обучения на рабочем месте включает в себя: обучающие мероприятия, развивающие поручения, участие в проектах, временные замещения;
План вхождения в должность (Приложение 2 форма 4). Составляет непосредственный руководитель или руководитель подразделения в первый день реализации программы подготовки;
План самоподготовки (Приложение 2 форма 5). Составляет ведущий менеджер по обучению в первый день реализации программы подготовки.

IV . Оценка уровня подготовки резервистов

1. Критериями прохождения программы подготовки кадрового резерва является следующее:

результаты подготовки на рабочем месте;
результаты выполнения ключевых задач из Плана вхождения в должность;
результаты самоподготовки;
отношение к работе/ обратная связь от наставника и вышестоящего руководителя;
результаты выполнения оценочных заданий во время оценочных мероприятий.

2. Ведущий менеджер по обучению формирует пакет материалов для проведения оценки уровня подготовки кадрового резерва:

общая информация о сотруднике (Приложение 2 форма 1);
план обучения в учебном центре с результатами (Приложение 2 форма 2);
план подготовки на рабочем месте с результатами (Приложение 2 форма 3);
план вхождения в должность с результатами (Приложение 2 форма 4);
план самоподготовки с результатами (Приложение 2 форма 5);
отношение к работе (Приложение 2 форма 6);
результаты выполнения оценочных заданий (Приложение 2 форма 7);
итоговый оценочный лист по должности (Приложение 2 форма 8).

3. Резервист успешно проходит программу подготовки кадрового резерва при получении общего оценочного балла не ниже 4/ 80%.

4. Оценочные мероприятия по результатам прохождения программы кадрового резерва проводятся оценочной комиссией и состоят из следующих разделов:

общая информация о компании (электронный тест);
теоретические знания по должности (письменный или электронный тест);
функциональные обязанности по должности (письменный или электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);
работа в корпоративных системах (практическое задание);
мотивационные коэффициенты/ КПЭ (электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);
профессиональные навыки (оценочное мероприятие с решением кейсов и практических заданий).

5. Результаты выполнения оценочных заданий оформляются в оценочных листах (Приложение 2 форма 7).

6. Итоги прохождения программы подготовки кадрового резерва и решение оценочной комиссии оформляются в итоговом оценочном листе по должности (Приложение 2 форма 8). Решение оценочной комиссии подписывается всеми членами оценочной комиссии.

7. Итоги прохождения программы подготовки кадрового резерва и решение оценочной комиссии (Приложение 2 форма 8) представляются генеральному директору. Генеральный директор принимает окончательное решение о прохождении программы кадрового резерва.

8. В случае, если в период прохождения подготовки по программе кадрового резерва выявляется несоответствие сотрудника требованиям целевой должности, непосредственный руководитель по планируемой должности оформляет служебную записку о несоответствии резервиста требованиям целевой должности. Служебная записка согласовывается с директором по персоналу и передается на рассмотрение генеральному директору.

9. В период прохождения подготовки по программе кадрового резерва сотрудник может отказаться от участия в программе.

Разработка документа

Согласование документа