Табель учета рабочего времени образец заполнения. Бланк табеля рабочего времени упрощенный

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов - шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней - при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях - при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в . В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

• Больничный.
• Период простоев и т. д.

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по и по .

В формате Word.

В формате Excel.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней - на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 - для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован - на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае - когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

Внимание! Более подробно о том, как оплачивается, отмечается , а также другие особенности описаны в данной статье.

Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа). Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками. Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни. Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание.

Табель позволяет контролировать опоздания, явки и неявки работников, то есть, является основой контроля соблюдения рабочего графика. При помощи табеля формируется возможность получить официальные сведения по вопросу отработанного времени каждого сотрудника. Соответственно, данный документ имеет немаловажное составление для специальной статистической отчетности и формирования оплаты труда.

Фактически, табель представляет собой проработанную форму документа, которая представлена в виде таблицы. В таблицу вносятся данные о сотрудниках, а также все данные, которые касаются его рабочего времени, явки и неявки, указываются причины неявки, и после, выводится общее количество тех дней, а также часов, которые были отработаны сотрудником в течение четко определенного периода времени. При заполнении документа используются кодовые обозначения оснований отсутствия на работе конкретных сотрудников. Законодатель определяет возможность разработки собственной формы данного документа, на основании которого должен осуществляться учет отработанного времени.

Форма табеля Т-13 не является обязательной, так как в 2013 году были внесены определенные коррективы в законодательные акты, которые определили, что работодатель может отказаться от использования данного документа. Но, в ч. 4 ст. 91 ТК РФ указывается, что все работодатели несут на себе обязательства составлять документ с учетом рабочего времени всех сотрудников. То есть, существует возможность создания собственного документа, заполнение которого будет удобно именно для сотрудников вашего предприятия. Традиционно на предприятиях используется форма Т-13.

Кто ведет Т-13 в организации?

В законодательстве не устанавливается, кто именно должен осуществлять ведение табеля рабочего времени. Но, правила ведения первичной документации определяют следующее:

• Табель должен вестись обязательно, и ведение осуществляет уполномоченное лицо;
• Руководитель отдельного подразделения обязан осуществить подписание документа, также он подписывается специалистом кадрового отдела;
• На основании табеля формируется начисление оплаты труда, соответственно, документ направляется в отдел бухгалтерии.

Уполномоченное лицо, которое осуществляет заполнение и ведение табеля назначается руководством, с описанием в трудовом соглашении всех обязательств по данному направлению. Также создается документ (приказ), в котором значится должность сотрудника, и его индивидуальные данные. На больших предприятиях в каждом отделе выбирается работник, который осуществляет процесс ведения учета реально отработанного времени всеми сотрудниками организации. На протяжении месяца работник заполняет бланк, после чего, предоставляет его начальнику отдела на изучение и подпись. Начальник в свою очередь передает документ кадровому сотруднику. Происходит сверка данных, заполняются другие необходимые документы, а табель передается в бухгалтерию, что позволяет правильно начислить оплату труда. В маленьких организациях, как правило, заполнение табеля осуществляется сотрудником кадрового отдела.

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа - Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

1. Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
2. Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
3. Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
4. Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
5. Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Формируются различные варианты оформления формы по учету реально отработанного времени. Это может быть отражение всех данных за каждый день, причем, обязательно указываются данные, которые касаются присутствия или же отсутствия сотрудников. Есть также второй вариант заполнения документа, который предполагает указание исключительно отклонений от нормы. То есть, фактически, формируется описание неявок и опозданий.

Определяется два варианта кодов, посредством которых отражается информация в табеле. Напомним, что табель представляет собой специализированную таблицу, в которой просто невозможно указывать все данные в письменном варианте. Поэтому, существуют общепринятые коды, использование которых позволяет быстро и просто осуществлять заполнение табеля.

• Явка работника на рабочее место в четко определенный день будет отражаться буквой «Я», или же цифровым кодом 01;
• Стандартный вариант отпуска, который определен графиком организации, и считается ежегодным оплачиваемым, отмечается в табеле «ОТ», или же цифровым значением - 09;
• Если речь идет об отпуске, который предоставляется женщинам в процессе беременности и родов, то используется буквенное обозначение «Р», или же цифровое - 14;
• Если работник получает отпуск, который связан с уходом за малолетним ребенком, то указывается «ОЖ» или же 15;
• Отпуск, без предоставления оплаты, то есть, за собственный счет, отмечается «ДО» или же 16;
• Если работника отправляют в командировку, то указывается буква «К», а в цифровом значении отмечается, как 06;
• Если формируется неявка на работу, с учетом того, что обстоятельства данного события пока не известны, указывается «НН», в цифровом значении 30;
• Больничный в документе отражается как «Б» или 19.

В документе обязательно отражаются данные о работодателе. В заголовочной части нужно будет внести наименование организации, сведения о коде ОКПО. Кроме того, указывается наименование подразделения, если речь идет о табеле, который заполняется на четко определенный отдел предприятия. Указывается информация в виде даты и номера документа, то есть, на основании данной информации можно определить точный период составления документа.

Далее следует информация по работнику. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер. Данный номер впоследствии используется для составления всех других внутренних документов на предприятии. Обязательно указывается информация о должности, индивидуальные данные работника (ФИО). На определенных предприятиях в данной графе также указывается информация о том, на основании чего работник был принят на предприятие, то есть, указываются данные приказа приема на должность.

В табеле указываются все данные о времени работы всех сотрудников (на каждого в отдельности). То есть, в графе на каждого сотрудника формируется ежедневное описание всех данных о явке, неявке, отпуске, выходном и пр. Все данные указываются в буквенном или же цифирном значении.

В документе также отражается итоговое количество отработанных на предприятии дней и часов, с учетом всех данных о рабочем времени, которые были указаны в табеле. Во второй и четвертой строке, которые расположены под строками с указанием присутствия на работе, определяется необходимость указания фактически отработанного времени в часах. Данные строки могут отсутствовать в документе, соответственно, их заполнение не считается обязательным.

В документе есть графа, в которую можно внести все данные о неявках. То есть, фактически, именно тут отражается информация, которая касается причин, которые стали основой отсутствия работника на своем месте в тот или же иной день. В документ вносится указание часов, которые работник отсутствовал на предприятии. Также указывается, какое количество дней работник отсутствовал по той или же иной причине (например, работник в течение десяти дней не работал, 4 дня в связи с рабочей командировкой, и 6 дней в связи с отпуском за собственный счет).

После составления формы Т-13 ответственным сотрудником, обязательно осуществляется процесс подписания документа, что фактически делает его юридически значимым, и после делает его своеобразным основанием для начисления средств, в виде оплаты труда. Документ подписывается ответственным лицом, руководителем подразделения, а также сотрудником кадровой службы.

В табеле контроля времени работы непременно указывается отпуск. В данном случае, определяется, какой именно вид отпуска предоставлен, и указываются даты, когда человек находится в данном отпуске. Существуют различные буквенные обозначения, которые вносятся в документ. Стандартный вариант - очередной отпуск, отмечается «ОТ», если же речь идет о дополнительном отпуске, который будет оплачен работодателем, то проставляется «ОД». Если отпуск не оплачивается, то указывается «ДО». Нередко, работники осуществляют параллельное заочное обучение, и на период учебы - сессии, предоставляется оплачиваемый отпуск, который в документах отражается «У». Бывают ситуации, когда работник посещает обучение, но остается выполнять свои прямые обязанности на фирме или же предприятии, в данном случае, предусмотрено использовать сокращенный рабочий день, а в табеле учета такой факт отражается в виде буквенного значения «УВ». Отпуск, который связан с родами, а также беременностью, указывается в виде значения «Р», по уходу за ребенком «ОЖ». Также отпуск в определенных случаях предоставляется без оплаты, и в данном случае, формируется буквенное значение «ОЗ».

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Как в табеле отмечается простой?

Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные. Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке. Законом установлено, что сотрудник, работающий в праздничные и выходные дни, получает более высокую оплату. Если формируется невыход на работу по причине выходного, в табеле указывается «В», если выходной неполный, указывается «НВ». Также работодатель может предоставить дополнительный выходной, который будет указан в табеле «ОВ», если он будет оплачен. Если же дополнительный выходной не оплачивается, он отражается в документе буквами «НВ».

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

• 2000 - начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
• 2012 - сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Выводы

Табель - обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

• Контроль работы всех специалистов на предприятии;
• Контроль своевременного посещения рабочего времени;
• Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

• вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
• его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

• отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
• контроль персонала;
• адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
• доказательство при соответствующих трудовых спорах;
• расчет переработки;
• основание правомерности увольнения вследствие прогула;
• налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
• основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

• дневное;
• ночное;
• в выходные и праздничные дни;
• сверхурочное;
• вахта;
• повышение квалификации вне производства;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные;
• вынужденный прогул;
• забастовка;
• простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

• предъявление электронных пропусков-карточек;
• считывание отпечатков пальцев;
• сканирование сетчатки глаза;
• видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

• отдела кадров;
• бухгалтерии;
• начальник структурного подразделения;
• директор;
• любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

• форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
• форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

• полное наименование фирмы;
• название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

• графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
• графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
• 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

• графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
• графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
• графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
• графа 7 содержит шифр оплаты труда;
• графа 8 – код бухгалтерского учета;
• графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
• графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
• графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть .

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .

Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.

Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.

Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.

Для учета рабочего времени можно применять любую форму.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.

При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.

Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»

В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.

– порядковый номер;

– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);

– табельный номер;

– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.

– промежуточные и итоговые результаты;

– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.

В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

1. Работник заболел во время отпуска.

После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.

Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.

2. У работника в период отпуска были праздничные дни.

Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Документом, показывающим отработанное количество часов сотрудником за месяц, является табель учета рабочего времени. В нем работодатель также указывает общее число неявок работника организации.

По внесенной в бланк информации и происходит расчет заработной платы. Ведение подобной документации - обязанность работодателя. Она закреплена и в Трудовом кодексе РФ (в статье 91).

Зачем нужно вести подобный документ?

Табель ведется не только для начисления итоговой заработной платы. Эта функция документа хоть и главная, но не единственная. Информацию из представленного регистра используют также и для формирования статистических данных о персонале. В дальнейшем ее могут передать Росстату или другим аналитическим агентствам.

Что вносят в табель учета рабочего времени?

Вне зависимости от продолжительности рабочего дня и типа занятости существуют два основных способа ведения представленного бланка:

• сплошной;
• упрощенный.

В первом случае работодатель фиксирует все явки и неявки сотрудника на работу, отработанные сверхурочные часы, . Во втором - в табель учета рабочего времени вносятся только отклонения. Например, записывают опоздания или задержки на работе (этот способ используют прежде всего в тех случаях, когда продолжительность смены является неизменной).

Важно: причины неявок или сокращенного количества отработанных часов желательно подтвердить документально, например листком нетрудоспособности.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Раньше работодатель был обязан хранить табель 1 год. С 25 августа 2010 года это положение утратило силу. По действующему законодательству подобная документация должна храниться 5 или 75 лет . Итоговое время зависит от типа предприятия. В последнюю категорию попадают организации, в которых условия труда признаны тяжелыми и опасными для здоровья.

Бланк табеля учета рабочего времени - скачать бесплатно

Представленная документация имеет две формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними небольшая. Первый вид табеля позволяет не только фиксировать общую занятость, но и мониторить выплаты работникам. Форма Т-13 последней функцией не обладает - подобный вариант документа используют в учреждениях с автоматическим учетом явки сотрудника (например, через специальный турникет). Он считается наиболее простым.

Скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени

Часто ведение документооборота бывает сопряжено с рядом трудностей. Например, проблемы возникают при составлении или заполнении формы табеля учета рабочего времени. В Интернете можно посмотреть готовые образцы, а затем составить необходимые документы по аналогии с ними.

Подводим итоги

Использование подобной документации позволяет существенно упростить процесс расчета зарплаты сотруднику. Снижаются риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

За ведение и хранение документации представленного типа отвечает бухгалтерия. Нередко старые табели учета рабочего времени передают на хранение в государственные учреждения, но для этого с ними требуется предварительно заключить соответствующие договоры.