Личный помощник руководителя: обязанности и задачи. Должностная инструкция помощника руководителя Функции помощника руководителя для должностной инструкции

Помощник генерального директора – лицо, в котором нуждается каждый достойный руководитель.

Осуществляя управление компанией, важно доверить половину рабочих дел тому человеку, который обладает должными знаниями, навыками, соответствующей компетенцией.

Именно поэтому первым и наиболее существенным вектором направления деятельности являются должностные обязанности помощника генерального директора.

Утверждение инструкции

Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.

Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.

Общие положения: чем руководствуется помощник?

Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.

Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:

• высшее образование;
• наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
• требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.

Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

Нормативно-правовая регламентация

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.

Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.

Устав компании/организации/предприятия.

Трудовой распорядок.

Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.

Определяемая начальником должностная инструкция.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.

Что необходимо знать?

Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений.

Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее.

То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.

Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.

Функции помощника

Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:

• Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной деятельности руководителя компании.
• Ведение и организация делопроизводства, осуществление контроля деятельности других работников, разъяснение сотрудникам непонятных вопросов в данной области.
• Разработка либо участие в мероприятиях, направленных на рационализацию документооборота компании.
• Приём посетителей.

Пример должностных обязанностей

Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:

• Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
• Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
• Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
• Подготовка документов для работы руководителя.
• Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
• Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
• Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
• Контроль работы сотрудников компании.
• Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
• Распечатывать служебные и рабочие материалы.

Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.

Права помощника генерального директора

В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:

• право на ознакомление с проектами решений руководителя, касающихся деятельности помощника;
• право на рассмотрение предложений, вносимых руководителем и связанных с выполнением должностной деятельности помощника;
• право на информацию, получение которой необходимо с целью успешного выполнения трудовой деятельности в дальнейшем;
• право на истребование от руководства действий, содействующих исполнению должностной инструкции.

Юридическая ответственность помощника

Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:

• Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
• Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
• Причинение ущерба имуществу организации.

Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых.

Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности.

Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись

Утверждение инструкции

Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей.

Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации.

Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Унифицированного образца должностной инструкции не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: ,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

• общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора ;
• должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
• права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
• ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:

Должностная инструкция – шаблон.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

• перечень основных должностных обязанностей;
• список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
• основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

• администратору;
• переводчику;
• специалисту по кадрам;
• специалисту по связям с общественностью;
• делопроизводителю;
• секретарю руководителя;
• юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в письменном варианте.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора , должен предусматривать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
• ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
• подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
• гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
• отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

• пронумеровать;
• прошнуровать;
• заверить печатью организации (при наличии);
• сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров).

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Справочник финансиста

Назад к предыдущей статье Мы так привыкли к фразе «семья – это ячейка общества», что и «ячейка» эта потихоньку сошла до гражданского брака и «законная» семья в современной жизни имеет «контрактную» основу. А вот когда-то… До IX столетия обряд бракосочетания у славян заключался в участии в Евхаристии (причащении) на Литургии. Христианская пара по обряду брала […]

В _______________________________ (наименование банка) от ______________________________ (наименование взыскателя) _________________________________ (паспортные данные или адрес местонахождения взыскателя) ________________________________, имеющего счет в _________________ _________________________________ (наименование Банка взыскателя, _________________________________ его местонахождение) N _______________________________ БИК _____________________________ к/с _____________________________ _________________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ «__»___________ ____ г. взыскатель ___________________ предъявил Вашему банку исполнительный лист N _____, выданный _______________________________ (наименование суда, выдавшего исполнительный лист) […]

Какая дополнительная информация прилагается к бухгалтерской отчетности: в) перечень организаций-дебиторов; 29. Что собой представляет отчет об изменениях капитала: б) форму №3 бухгалтерской отчетности; 30.

Какие требования предъявляются к бухгалтерской отчетности: а) достоверность; в) полнота отражения информации; 31. […]

1. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Это положение закона прямо основано на ст. 19 Конституции РФ, закрепляющей равенство прав и свобод человека и гражданина и запрещающей любые формы ограничения прав граждан по признакам социальной, расовой, национальной, языковой или религиозной принадлежности, а также ст. 1 Конвенции МОТ N 111 «О […]

Целевой маркетинг: что это? нужен ли он компании? Стратегия целевого маркетинга возникла в результате ужесточения конкуренции на отраслевых рынках.

Увеличение количества игроков повлекло за собой рост предложения и значимое расширение ассортимента, появились новые возможности приобретения товара, рынки заполнились похожими товарами субститутами.

Понятие целевой маркетинг появилось в противовес концепции массового маркетинга, возникли новые термины целевой рынок, […]

При изготовлении кофейного напитка наша Кофе является теплолюбивым растением, родиной которого признаны Ближний Восток и экваториальная зона Бразилии, Чили, Индии и Африки.

Наиболее вкусным получается напиток, зерна для которого выращены на высокогорных плантациях, расположенных на высоте от 2000-х метров.

Именно здесь выращиваются элитные и дорогие сорта, урожай которых можно собирать по четыре раза за год […]

Об оплате за работу более 40 часов в неделю Может ли работодатель требовать от работника работать более 40 часов в неделю без оплаты? Ответ: Не может, за исключением случаев, когда в трудовом договоре с работником установлен ненормированный рабочий день. Правовое обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени нормальная […]

Какая рыба самая дорогая в мире? Казалось бы – что такого может быть в рыбе, чтобы она стоила умопомрачительно дорого? Подборка материалов, которые можно озаглавить – самая дорогая рыба в мире об этом расскажет. Расположим рыб по возрастанию их цены. Рыба Фугу (цена 100-500$) - на 10-м месте Фугу, называемая также рыбой-шаром, кулинарами признается одной […]

В этой статье мы расскажем о том, что такое госпошлина за получение или замену паспорта РФ, какого она размера и от чего это зависит. Как и госпошлина в суд, в ГИБДД, рассматриваемый вид платежа - сбор, который взимается за предоставление различного рода государственных услуг. В том числе и в ходе процедуры оформления и выдачи документов, […]

Должностная инструкция помощника генерального директора

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей.

Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел.

Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник генерального директора

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.

Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

• Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
• Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
• Трудовой договор.
• Приказы, изданные непосредственным руководителем.
• Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Читайте также! Программа проведения первичного инструктажа на рабочем месте

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Какие функции он выполняет?

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

• Организация нормальной деятельности своего руководства.
• Ведение кадровых вопросов.
• Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
• Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
• Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.

Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.

Сбор и обработка информации, ее анализ.

Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.

Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу.

Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов.

Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

• Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
• Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
• Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Читайте также! Новый отчет в Роструд для работодателей (письмо №858-ПР)

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.

За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.

За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.

ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.

Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.

Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.

Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Должностная инструкция помощника руководителя - документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

• фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
• личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

• относится к категории руководителей;
• подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

• наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
• длительный стаж работы - 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

• относится к категории специалистов;
• подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.

Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

Скачать должностную инструкцию помощника директора , выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.

Скачать должностную инструкцию помощника директора

Итоги

Помощник руководителя - должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Помощник руководителя – должностные обязанности и перспективы профессии

Руководство предприятием является ответственной и сложной задачей , топ-менеджер обязан выполнять множество процессов – контролировать работу подчиненных и выполнение предприятием заданного плана.

Достичь все эти цели без хорошей поддержки просто невозможно, поэтому второй значащей личностью на предприятии или в бизнесе является помощник руководителя , обязанности и полномочия которого оставляют весомое впечатление.

Толковыми ассистентами руководитель дорожит в такой же мере, как и офис-менеджерами, так как данная должность обязывает человека иметь не только основные базовые навыки, но и обладать множеством человеческих качеств:

• хорошим вкусом;
• развитым эстетическим чувством;
• внутренней готовностью;
• преданностью интересам предприятия;
• чувством такта и воспитанностью.

При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты :

Уметь подчиняться руководителю и приспосабливаться к особенностям его характера, но при этом быть способным на управление проектами, организовывать служащих самых различных рангов.

Кроме этого важно чувствовать тонкую грань ответственности, так как сделать больше ожидаемого значит выполнить работу руководителя, что не всегда приветствуется, а меньше – это оставить свои обязанности для доработки шефу.

Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.

Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности :

• контроль рабочего дня руководителя – встречи, совещания, деловые поездки, обеды;
• забота о рабочем месте шефа – контроль чистоты кабинета и поддержания в нем оптимального микроклимата;
• контроль корреспонденции, особенно входящих документов;
• ответы на звонки;
• предотвращение стрессовых ситуаций;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• контроль над наличием необходимых канцтоваров.

Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.

Так, на небольших предприятиях данный специалист помимо своих обязанностей может заниматься хозяйственным обеспечением деятельности офиса, ведением первичной бухгалтерской документации, координацией работы водителей, курьеров, поставщиков.

В то время как на больших предприятиях руководитель имеет сразу двух помощников – делопроизводителя, имеющего отношение к работе с бумагами и звонками, и помощника – организатора рабочего дня.

Требования, предъявляемые работодателем к профессиональным навыкам соискателя

Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.

Но наниматель с большими запросами будет искать только опытного специалиста в профессиональном и жизненном плане .

Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.

Но кроме этого соискатель должен:

• уметь быстро набирать текст;
• работать со всеми офисными программами;
• знать иностранный язык, минимум английский;
• не допускать в документах орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок;
• уметь работать с нестандартными компьютерными программами, что предполагает наличие первичных навыков программирования;
• все знать о делопроизводстве и формировать документы с учетом нормативных требований;
• обладать грамотным формированием мыслей и поставленной речью;
• знать основы законодательства.

Личностные качества ассистента

Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера , которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:

Стрессоустойчивость – именно помощник первый примет на себя недовольство начальства или услышит ропот подчиненных.

Функциональность – ассистент должен уметь выполнять и контролировать несколько процессов одновременно.

Позитивность – такой специалист должен всегда излучать позитив, так как ему нередко приходиться общаться с компаньонами и деловыми партнерами.

Оптимизм – помощник обязан в любых неприятностях видеть перспективу и не бросать незаконченное дело.

Способность к обучаемости – стремление к новым познаниям и скрупулезность при изучении рабочего процесса обязательны.

Кроме этого характер ассистента должен дополнять характерные черты руководителя, что очень важно для гармоничного сотрудничества.

Ассистент – это правая рука руководителя, его работа предполагает постоянное нахождение при начальстве и исполнение всех его поручений, а именно:

Контроль документооборота руководителя, в некоторых случаях руководство секретариатом и ведение документации предприятия в целом.

Контроль рабочего дня шефа – напоминание о совещаниях, встречах, презентациях и прочих важных мероприятиях.

Ведение внешней переписки нанимателя.

Прием входящих звонков.

Обеспечение руководителя всей требуемой информацией.

Запись в трудовую книжку

Внесение информации в трудовую необходимо делать в течение 5 дней с момента подписания договора и начала исполнения обязанностей.

Вносится запись на основании приказа руководителя о принятии специалиста на работу.

Вписываются следующие данные :

• порядковый номер записи;
• дата приема специалиста;
• название предприятия указывается в разделе «Сведения о работе», здесь же формируется такое предложение «Работник принят на работу в должности помощника руководителя»;
• основание – приказ от такого-то числа с указанием его номера.

Таким же образом указываются в трудовой и данные об увольнении, при этом работник должен ознакомиться с записью под роспись .

В данном видео рассказывается о том, кто такой личный помощник руководителя.

Права и ответственность ассистента

Лицо, занимающее данную должность, вправе:

• подписывать документы от лица руководителя, если это предусмотрено трудовым договором;
• затребовать документы для получения необходимой информации, имеющей отношение к его деятельности и обязанностям;
• делать запросы в соответствующие структуры и организации для получения рабочих документов;
• требовать от руководства предоставления ему надлежащих условий для качественного исполнения обязанностей.

Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность .

Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.

Должностная инструкция является обязательным локальным актом на каждом предприятии , она содержит должностные обязанности специалиста.

Документ содержит:

• название должности;
• общие положения, в которых заключены требования к образованию и опыту работы;
• должностные обязанности;
• дополнительные действия ассистента – взаимоотношения;
• права и ответственность;
• варианты решения трудовых споров;
• режим работы и отдыха;
• компенсация за переработку.

Должностную инструкцию на предприятии обычно составляет кадровик совместно с юристом, руководитель обязан ее утвердить.

Работник должен ознакомиться с ней и поставить подпись для подтверждения данного факта.

У помощника руководителя стандартный рабочий график 8 часов согласно трудовому соглашению.

Но на самом деле приходиться быть постоянно на связи и зависеть от дневного графика руководителя, что странно и неуместно для выпускника вуза.

Опытный специалист не будет столь категоричен, так как на любой должности могут происходить ситуации, требующие внеурочного выхода на работу.

Информация в резюме соискателя

К составлению резюме на данную должность необходимо приступать после изучения обязанностей и характеристик помощника .

Резюме на должность состоит из таких пунктов:

ФИО соискателя.

Семейное положение – этот пункт имеет большое значение, с одной стороны семейный человек более ответственен, но с другой частные командировки и ненормированный рабочий график могут стать виной нарушения идиллии в семье.

Образование – необходимо указать все оконченные учебные заведения, если образование неполное на этом делается акцент. Указать на все курсы, повышающие квалификацию, уточнить знание иностранных языков.

Опыт работы – при его наличии необходимо сделать подробное описание, но при отсутствии следует указать на свою готовность прилежно исполнять обязанности, можно описать достижения в процессе практики, даже принести характеристику с места ее прохождения или с учебного заведения.

Дополнительные сведения – здесь можно указать на свои достижения в олимпиадах, конкурсах, описать проявленные организаторские способности, какие умения кроме профессиональных еще присутствуют, к примеру, вождение авто.

Контактная информация – адрес, номер контактного телефона, электронный адрес, ссылку на страницу в соцсетях оставлять не стоит.

Фото – к этому вопросу необходимо отнестись с ответственностью, так как фото должно быть в сдержанном деловом стиле, недопустим снимок в домашнем халате, но при этом облик должен излучать дружелюбие и вызывать расположение.

Этот раздел необходим для придания веса своей персоне, чтобы наниматель понимал, что именно данный кандидат ему нужен. Лучше будет, если его сделать в процессе учебы или работы.

Должность ассистента является отличным началом для выпускника учебного заведения, она дает возможность расширить свой кругозор и применить на практике полученные знания.

На должности ассистента можно получить неоцененный опыт , как профессиональный, так и жизненный, но добиться карьерного роста не всегда удается.

Занимая подобное место, и отлично исполняя свои обязанности, специалист может надолго на нем остаться, так как руководители не всегда готовы отпускать ценные кадры. В таком случае можно ожидать хорошую оплату, премирование и выплату прочих льгот, но только не продвижение по карьерной лестнице.

Если же молодой специалист пришел на должность помощника начальника подразделения, то здесь больше шансов попасть в приемную генерального директора, а это уже продвижение вверх.

Заключение

Работа в качестве правой руки руководителя - оптимальный вариант для лиц, которые ею одержимы и считают своим призванием быть ассистентом, ведь это большие перспективы иметь стабильную и высокую оплату труда, а также получить опыт и увидеть много стран.

Как грамотно построить карьеру на должности помощника руководителя? Ответ на вопрос - на видео.

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Благополучие компании в условиях жесточайшей конкуренции на современном рынке почти полностью зависит от правильных и своевременно принятых решений руководителя. Для помощи директору и для создания условий, когда руководитель не вынужден отвлекаться на разрешение второстепенных задач, и существует должность ассистента или помощника.

В России ощущается дефицит сотрудников, способных взять на себя обязанности по администрированию, а потребность в квалифицированных помощниках огромная. Надежный ассистент, который ответственно исполняет обязанности по организации, сбору и передаче информации, освобождает генерального директора от необходимости нерациональность тратить время.

По сути, ассистент – это не секретарь, а доверенное лицо руководителя с особым статусом в компании. Толковый личный ассистент ценится директорами фирм не меньше, чем топ-менеджеры.

Персональный ассистент должен владеть не только профессиональными знаниями, но и обладать определенным набором человеческих качеств – преданностью корпоративным интересам, хорошим вкусом, чувством такта, доброжелательностью. С одной стороны помощник директора должен суметь приспособиться к особенностям характера директора, а с другой – организовать коллектив и контролировать исполнение некоторых проектов.

При этом ассистент в своей работе должен соблюсти баланс, чтобы не принимать решений вместо руководителя, в то же время не перекладывая задачи на шефа.

Сегодня около 80 вузов России готовят специалистов по документообороту и управлению, но руководители традиционно предпочитают принимать на должность ассистента выпускников историко-архивных и филологических факультетов.
На должность ассистента нередко переходят хорошо проявившие себя секретари, координаторы, операторы call-центров, консультанты, ресепшионисты, делопроизводители, офис-менеджеры и секретари-референты.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1.​ Ассистент должен уметь работать с документами

• проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
• принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
• вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
• формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
• хранить рабочие документы до архивирования;
• контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
• вести контрольно-регистрационную картотеку.

2. Работа по организации работы компании

• принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
• создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
• обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
• заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
• готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
• организовывать презентации и представительскую деятельность;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
• исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

Должностная инструкция помощника заместителя генерального директора по внешним связям

473 Общие положения

1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и внешними организациями. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

2Переименование, ликвидация должности Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

3Помощник заместителя генерального директора по внешним связям непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по внешним связям.

1.4У Помощника заместителя генерального директора по внешним связям подчиненных нет.

474 Цели и должностные обязанности

474.1Деятельность Помощника заместителя генерального директора направлена на достижение следующих целей:

474.1.1обеспечение качественного распределения рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.1.2обеспечение взаимодействия Заместителя генерального директора по внешним связям с должностными лицами XXX и внешних компаний.

474.2Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям исполняет следующие обязанности:

474.2.1обеспечивает эффективность планирования встреч, совещаний и переговоров Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.2обеспечивает техническую поддержку планирования рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.3обеспечивает непрерывный прием срочной информации от сотрудников Компании и внешних организаций, обеспечивает ее обработку;

474.2.4обеспечивает соблюдение в Компании правил документооборота по документам, поступающим или инициируемым Заместителем генерального директора по внешним связям;

474.2.5обеспечивает непрерывный прием, сортировку и своевременную передачу Заместителю генерального директора по внешним связям всей поступающей корреспонденции;

474.2.6подготавливает материалы для Заместителя генерального директора по внешним связям к отчетам, совещаниям и т. п.;

474.2.7организовывает мероприятия, осуществляемые под контролем Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.8осуществляет оперативную связь внутри Компании, а также со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности;

474.2.9обеспечивает эффективность административной, информационной и хозяйственной поддержки деятельности Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.10 оформляет командировочные расходы для Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.11 учитывает рабочее время сотрудников, составляет графики отпусков, оформляет больничные листы;

474.2.12 обеспечивает своевременное и эффективное планирование бюджета и контроля расходов;

474.2.13 оформляет формы БД-5, БД-8, Б-2Р, Б-1Р и др.;

474.2.14 заказывает канцелярские товары;

474.2.15 формирует аптечку (подает заявки один раз в квартал).

474.3Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям осуществляет взаимодействие с иными организациями в пределах своих должностных обязанностей.

Взаимодействие по вопросам профессиональной деятельности с внешними организациями осуществляется в соответствии с планами деятельности, задачами руководства и своими функциональными обязанностями.

475 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям оценивается на основе достижения целей и решения поставленных задач в полном объеме в установленные стратегическими и календарными планами сроки.

476 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника генерального директора по внешним связям регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

476.1Правила внутреннего трудового распорядка

476.8Настоящая должностная инструкция.

Помощник заместителя генерального директора имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 получать информацию в соответствии с выполняемыми функциональными обязанностями, касающуюся показателей работы деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

5.2 быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

478 Ответственность

Помощник заместителя генерального директора несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX Фирмы XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

479 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

Образование

Высшее (гуманитарное, экономическое, юридическое)

Опыт работы

Не обязателен

Профессиональные навыки

Навыки деловой коммуникации и телефонного общения, общая грамотность, знание основ делопроизводства и документооборота

Специальные требования

Знание специального ПО, технических систем

Опытный пользователь Word, Excel, электронная почта, Internet, Power Point

Знание нормативной документации

Кодекс корпоративной этики

Владение методиками

Ведение переговоров, деловая этика.

480 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

Органы государственной власти

Компания

Служебная записка на приобретение работ, услуг и товарно-материальных ценностей, требующих изготовления

Служебная записка на увеличение/уменьшение бюджета

Служебная записка на осуществление расходов

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

481 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.
• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.
• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

1. полное высшее образование;
2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

• основных нормах делопроизводства;
• основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
• востребованных в офисе компьютерных программах;
• деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
• ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
• внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
• иерархии фирмы и её структуре;
• приемах стенографии;
• правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
• правилах пользования оргтехникой;
• стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

• действующими законами РФ;
• внутренними документами фирмы;
• пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
5. Организация оптимального приема посетителей.
6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
5. Визировать документы в границах своей компетенции.
6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

ФАЙЛЫ

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

журнал "Генеральный директор"

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).

Функции личного помощника руководителя

В обязанности помощника Генерального Директора входит:

• организация телефонных переговоров;
• прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;
• подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);
• прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;
• контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;
• прием и своевременное представление документов на подпись;
• встреча и прием посетителей руководителя;
• подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);
• создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).

Какой личный помощник вам нужен

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).

Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник Генерального Директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник.

Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи (см. пример из практики: Белье для шефа).

Белье для шефа

Одна соискательница на должность личного помощника рассказала на собеседовании о своих должностных обязанностях у предыдущего руководителя. Львиную долю ее рабочего времени занимали именно поручения личного характера (выбрать санаторий для престарелой матери, учитывая все рекомендации ее лечащего врача; выведать у подростка-сына, какой подарок тот хотел бы получить на день рождения и заказать его через Интернет; достать свежую баранину для пикника).

Однажды ее руководитель узнал о том, что едет в командировку за несколько часов до отлета. Времени ехать домой за сменой белья у него не было. Тогда верная помощница пошла в ближайший магазин и купила для шефа комплект белья, рубашку на смену и галстук к ней. Такое поручение было для нее в порядке вещей.

Требования. Высшее образование, хорошие навыки работы с компьютером, умение пользоваться оргтехникой, приятная внешность, знание языка (в зависимости от специфики личных поручений руководителя), навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию. Очень важно чувство такта, особенно в общении с родственниками руководителя.

Говорит Генеральный Директор
Юрий Водилов Генеральный Директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Мой личный помощник работает у меня уже восемь лет. Сначала ее взяли на должность секретаря. Безусловно, сотрудница была настроена на карьерный рост, поэтому со временем смогла стать моим личным помощником.

Что для меня особенно важно и почему я остановил свой выбор на этой кандидатуре? Прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задания точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства и, естественно, соблюдение этических норм поведения.

Мой личный помощник принимает посетителей, создавая положительный имидж руководителя и поддерживая высокую репутацию компании. Планирование моего рабочего дня, организация переговоров, встреч, совещаний, подготовка необходимых документов, ведение делопроизводства и самостоятельное решение некоторых вопросов - все это входит в обязанности моего личного помощника. При работе в таком тесном контакте очень важно взаимопонимание, комфортное внутреннее состояние в процессе общения, ведь помощник - это уже близкий человек!

Говорит Генеральный Директор

Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

В функции моего ассистента входит:

• планирование рабочего дня руководителя;
• организация встреч и совещаний;
• ведение деловой переписки;
• выполнение поручений и, конечно же, контроль исполнения распоряжений Генерального Директора.

Личный ассистент - это правая рука руководителя, и в отличие от секретаря он наделен определенными полномочиями и более широкой зоной ответственности. Ключевые деловые качества ассистента Генерального Директора - коммуникабельность, знание делового этикета, пунктуальность, аккуратность, внимательность и организованность.

Почему важна эмоциональная совместимость с помощником

Работа Генерального Директора проходит в контактах с большим количеством людей, порой общение с ними строится на жесткой основе и часто приводит к эмоциональному дискомфорту. Поэтому очень важно, чтобы человек, которого Вы выбрали на позицию личного помощника, не только обладал всеми необходимыми профессиональными навыками, но и был также эмоционально совместим с Вами.

Конечно, за время собеседования определить совместимость с кандидатом сложно. Выход один - нужно прислушиваться к своей интуиции. Наверняка Вы не раз оказывались в такой ситуации: вроде бы кандидат обладает всеми необходимыми знаниями и навыками, и опыт у него великолепный, и по заработной плате все устраивает, а Вам неприятно с человеком говорить, хочется, чтобы он поскорее ушел, и никаких конкретных объяснений своим чувствам Вы не находите. Все очень просто - это именно та самая эмоциональная несовместимость.

Говорит Генеральный Директор
Режис Ломм Глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.

Отличительная черта хорошего помощника руководителя - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте. Эта постоянная поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в не родной для себя стране и не всегда знает все ее особенности и обычаи.

Человек, который сейчас занимает должность моего личного ассистента, работает в компании около года. Поскольку руководитель и ассистент тесно сотрудничают, общение должно быть комфортным для них обоих. Я абсолютно уверен в том, что при выборе сотрудника нужно принимать во внимание не только его профессиональные качества, но и тот факт, возникло или нет между вами взаимопонимание на интуитивном уровне, почувствовали ли Вы инстинктивно, что можете доверять этому человеку. Из своего более чем 30-летнего опыта ведения бизнеса я вынес важный урок: на свою интуицию следует полагаться порой чаще, чем на доводы разума.

Кому поручить поиск личного помощника

Есть два варианта: поручите поиск либо Вашей службе по персоналу, либо кадровому агентству (см. также: Кому нельзя доверять поиск помощника).

Кому нельзя доверять поиск помощника

Часто руководитель, которому нужны два личных помощника, поручает поиск второго сотрудника уже работающему помощнику. В этом случае он руководствуется тем, что они будут работать в паре, поэтому нужно, чтобы они были совместимы друг с другом. Однако эту идею нельзя признать удачной. Из-за нежелания работать бок о бок с конкурентом, претендующим на доверие и внимание руководителя, первый помощник может выбрать просто технического секретаря. Он будет выполнять всю рутинную работу, но в случае необходимости не сможет полностью заменить первого помощника.

Генеральный Директор, дающий поручение о поиске личного помощника, должен как можно более подробно (вплоть до мельчайших деталей) рассказать, какой именно человек ему нужен. При этом определиться надо не только с обязанностями, но и с требованиями к кандидатам. Обязательно уточняйте, какие требования для Вас принципиальны и обязательны, а какие факультативны (то есть на что при подборе, если все принципиально важные требования соблюдены, можно закрыть глаза). При выполнении этих условий человек, отвечающий за подбор, будет, с одной стороны, отсеивать соискателей по принципиальным признакам и не заставлять руководителя тратить время на нежелательных кандидатов, а с другой - не будет отметать тех, кто не подходит только по одному-двум параметрам.

Говорит Генеральный Директор
Юлия Конельская Генеральный Директор ГК «Галакта», Москва

При подборе кандидата на должность ассистента мы использовали и внутренний кадровый резерв, и внешние источники. Мне были интересны прежде всего люди, работавшие помощниками руководителей крупных компаний, а также руководителями административного департамента (с опытом единовременного ведения группы проектов).

Первичный отбор кандидатов проводила служба персонала. Тестировалось, соответствует ли специалист заявленным требованиям: проверялись навыки, выявлялись потенциал, мотивация. На собеседовании кандидату предлагалось решить кейсы реальных рабочих ситуаций, и на основании результатов определялась его профессиональная пригодность, а также степень доверия к кандидату предыдущего руководителя (О том, какие вопросы помогут Вам объективно оценить кандидата, читайте в статье «Как провести собеседование», №4 - 2007).

При выборе мы обращали внимание и на соответствие кандидата стандартам нашей корпоративной культуры. Также очень важна его готовность брать на себя определенный уровень ответственности. Если кандидат - исполнитель, то при постановке задачи потре- буется потратить время на разъяснения методики ее выполнения. Я подбирала ассистента, способного самостоятельно справиться с поручением, изыскав необходимые ресурсы и выстроив нужные коммуникации.

Технология подбора секретаря для руководителя творческого коллектива

Сергей Алексеев Исполнительный директор комического театра «Квартет-И», Москва

Комический театр «Квартет-И» создан в 1993 году группой выпускников эстрадного факультета ГИТИСа. Коллектив театра всегда выступает автором своих спектаклей (даже если в их основу положен литературный материал другого автора). Театр постоянно занимается креативной и литературной деятельностью в рамках театральных, радио- и телевизионных проектов.

Работа секретаря в театре имеет свои особенности. С одной стороны, это тусовка известных актеров, творческая атмосфера закулисья, а с другой - секретарю в этой обстановке надо выполнять работу, и работу исключительно техническую. Головы молодых девушек зачастую не выдерживают такого контраста. Я почти смирился с тем, что секретаря мне приходится менять раз в год. Сейчас, например, у меня приступила к работе уже третья по счету помощница за последние два года. Технология отбора следующая:

Размещаю объявления о поиске личного помощника.Делаю это на нашем сайте и на нескольких сайтах о работе. Откликов обычно много - любая вакансия в театре выглядит привлекательнее, чем аналогичная работа в обычном офисе. Но, к сожалению, кандидаты думают, что раз идут работать в театр, то будет весело, и забывают, что тут надо трудиться, а не развлекаться.

Делаю первичный отбор по резюме. Сразу отбрасываю резюме актрис, художников, журналистов, то есть лиц, однозначно ориентированных на творческую карьеру. Ибо им данная позиция заведомо может быть интересна только с точки зрения попадания в театральную тусовку. Техническое же образование, как и опыт обработки большого количества информации, - наоборот, козырь для кандидата. Затем я оцениваю последовательность приобретаемого опыта. Например, какая может быть мотивация у человека, который сначала работал менеджером проекта, а сейчас ищет работу секретаря?

Списываюсь с кандидатами по электронной почте и общаюсь по телефону. По переписке, манере излагать свои мысли складывается первое впечатление. Затем отбираю пять-шесть понравившихся кандидатов для встречи.

Собеседование. Всех кандидатов я приглашаю на собеседование в один вечер, кроме того, зову свою знакомую - директора кадрового агентства. Я задаю вопросы с позиции субъективного суждения о человеке, а она как психолог-профессионал - такие, которые помогают выявить, например, мотивацию кандидата.

Я придумал несколько тестов-историй (бизнес-кейсов). Соискателю предлагаю поразмышлять на тему, как он стал бы действовать в той или иной ситуации. В ответах ищу здравый смысл и совпадение с моими ожиданиями. Например: «Вы проспали в первый рабочий день - проснулись через полчаса после начала работы. Ваши первые действия?». Естественно, я ожидаю, что человек скажет, что первым делом позвонит своему руководителю, то есть мне. Но бывает, что кандидат долго отнекивается и говорит, что с ним такого никогда не может быть. Другой пример. Описываю ситуацию, когда у человека есть задание, данное непосредственным руководителем, и на его выполнение предусмотрен ровно час. После этого более высокий начальник дает другое задание, на выполнение которого также нужен ровно час и приступить к выполнению которого нужно также немедленно. При этом сделать оба задания одновременно невозможно. Затем спрашиваю, как поведет себя кандидат в этой ситуации. Идеальным ответом для меня будет следующий: бежать к непосредственному начальнику, чтобы проинформировать его о сложившейся ситуации и попросить совета.

На собеседовании спрашиваю о семье, занятиях родителей, чтобы понять, что же за человек передо мной. Ведь обычно девушки, приходящие на собеседование, молоды (18-23 года) и не имеют никакого опыта работы (или имеют минимальный). Поэтому большая часть того, что в них есть, заложено семьей, никакого другого влияния еще не было, а сами они пока не успели стать зрелыми личностями.

После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто - нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Чем понравилась девушка, которая только что начала у нас работать? Во-первых, очень внятными грамотными формулировками. Во-вторых, она только что закончила МАИ, а это хорошее техническое образование. Третий плюс - вечерами она работала бухгалтером, поэтому у нее есть навык систематизации и обработки больших объемов данных.

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» - поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
2. забота о руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, - обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше - высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

• безукоризненная грамотность;
• поставленная речь;
• знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
• владение всеми базовыми офисными программами;
• навыки работы с документооборотом;
• осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
• владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
• если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту - его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

• стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
• многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно - незаменимое качество личного ассистента;
• высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
• позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
• высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

1. Общие положения - данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
2. Должностные обязанности - планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
3. Права персонального ассистента руководителя - помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена - это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.