Организация работы отдела закупок по 223 фз. Работа отдела закупок на государственных и муниципальных предприятиях: чем занимается отдел и какие задачи выполняет? Цели создания и основные виды деятельности отдела закупок

Зачастую именно заключение определенного процесса в формализованную структуру позволяет наиболее качественно регулировать этот процесс и управлять им. Снабжение предприятия ресурсами – одно из важных направлений производственной деятельности, а придать ему строгую форму можно, используя положение о закупках.

Для чего необходимо положение

Современное законодательство только в некоторых случаях требует от предпринимателя, чтобы его снабженческая деятельность полностью подчинялась тем правилам, которые включены в положение о закупках (по 223-ФЗ и по 44-ФЗ). Оба закона регулируют деятельность, так или иначе связанную с расходованием на снабжение денежных средств, в которых заинтересовано государство.

У предпринимателей, которые работают на себя, такой обязанности нет. Но, опять же, никто не запрещает предпринимателю воспользоваться теми наработками, которые изложило в указанных федеральных законах государство, и по образу и подобию создать и утвердить собственный документ о порядке закупочной деятельности.

Преимущества наличия положения о закупках в следующем:

• больше возможностей для контроля над работой снабженцев;
• функциональное распределение ответственности;
• пресечение возможностей для реализации коррупционных схем (в частном бизнесе система откатов далеко не редкость).

Основные недостатки работы по положению:

• затраты на специалиста, который смог бы грамотно составить документ;
• сложности при возникновении ситуаций, не урегулированных документом о закупках;
• общее снижение способности предприятия оперативно реагировать на выгодные в плане обеспечения ресурсами ситуации.

Очевидно, что и плюсы, и минусы формализации процесса снабжения могут существенно повлиять на деятельность всего предприятия.

Нужен ли отдельный отдел

Обязанность создавать отдельный отдел по закупке существует только у ряда крупных муниципальных и федеральных образований, которые закупают товары, работы и услуги в крупных размерах и за казенные деньги (по 44-ФЗ).

Все остальные субъекты хозяйствования, хоть и освобождены от такой обязанности, но, тем не менее, зачастую имеют в своем штате отделы, в функциональные обязанности которых входит ведение закупочной деятельности.

В этой ситуации может возникнуть дилемма: достаточно ли одного положения о закупках или на предприятии должно существовать и положение об отделе закупок. Этот вопрос также лежит в компетенции администрации предприятия, и только администратору (директору) решать, как наилучшим образом урегулировать закупочную деятельность.

Однако, исходя из практики и взяв во внимание, что положение о закупочных мероприятиях все-таки регулирует снабженческие процедуры, а положение отдела закупок регулирует работу самого отдела, оптимальным вариантом было бы разделить эти два локальных документа.

В чем разница между положениями

Примерная структура документа, регулирующего закупочную деятельность:

• подготовка к процедуре закупки;
• закупочные процедуры, которыми пользуется предприятие;
• требования к поставщикам;
• проведение закупки и ее оформление;
• заключение снабженческого договора и порядок его исполнения.

Как может выглядеть регламент отдела:

• функции отдела;
• взаимодействие со структурными подразделениями предприятия;
• организационная структура;
• права работников отдела и их ответственность.

Разный предмет регулирования задает двум этим положениям абсолютно разный характер локального нормотворчества. В одном случае упорядочивается процесс покупки, в другом – закрепляется порядок работы отдела.

Государственные закупки – как выигрывать тендеры: Видео

Отдел регламентированных закупок

10.11.2014 11:02

Введен регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ (Приказ №Д-345).

Регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ

Регламент устанавливает порядок взаимодействия подразделений АлтГТУ, участвующих в закупочной деятельности в рамках Федерального закона от 5 апреля 2013г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с изменениями и дополнениями) и Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с изменениями и дополнениями).

Участниками закупочного процесса являются:

1) Инициатор закупки - структурное подразделение или должностное лицо, заинтересованное в проведении данной закупки в силу того, что данная закупка призвана обеспечить выполнение его должностных обязанностей.

2) Руководитель контрактной службы — должностное лицо, назначенное в установленном порядке и обеспечивающее на профессиональной основе выбор лучшего поставщика (подрядчика, исполнителя) и соблюдение университетом требований действующего законодательства при проведении закупок.

3) Отдел регламентированных закупок — структурное подразделение, основной должностной функцией которого является проведение процедур закупок, предусмотренных законодательством РФ и включающее такие этапы как оценку закупки, возможности её проведения, эффективности проведённой закупки и результативности договорных отношений с контрагентом, выбранным по результатам закупки, и т.д.

4) Планово-финансовое управление — структурное подразделение , отвечающее за оценку возможности закупки (наличие финансовых средств у инициатора закупки, определение источника финансирования, составление плана закупок и контроль за его реализацией, и т.д.).

5) Юридический отдел — структурное подразделение, осуществляющее проверку условий контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства.

6) Управление бухгалтерского учета — структурное подразделение, уполномоченное на оплату денежных обязательств по заключенным контрактам (договорам).

7) Отдел материально-технического снабжения — структурное подразделение , уполномоченное на заключение контрактов (договоров) от имени АлтГТУ, на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Полномочия между участниками, осуществляющими закупочную деятельность, распределены следующим образом:

1. Инициатор закупки анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода. При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор закупки формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключенных договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) за счет имеющихся в наличии возможностей, инициатор закупки доводит информацию в виде служебной записки до экономиста по закупкам планово-финансового управления с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма, обоснованности инициированных объемов и предположительной начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в планируемый текущий объем закупок на предстоящий закупочный период.

Планово-финансовое управление осуществляет сбор заявок поступающих от структурных подразделений университета. Консолидация заявок осуществляется экономистом по закупкам планово-финансового управления еженедельно с понедельника по пятницу. В конце каждой рабочей недели консолидированные заявки передаются руководителю контрактной службы.

2. Руководитель контрактной службы оценивает необходимость в закупке, возможность её проведения, начальную (максимальную) цену закупаемой продукции, а также сроки закупки.

В случае согласования данной закупки она включается экономистом по закупкам планово-финансового управления в текущий объем закупок на предстоящий закупочный период. По результатам утверждения руководителем контрактной службы закупки потребностей инициаторов закупки экономист по закупкам планово-финансового управления формирует проекты плана закупки и плана-графика.

Сформированные проекты плана закупок и плана-графика по инициативе планово-финансового управления согласуются с отделом регламентированных закупок с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела, отделом материально-технического снабжения и т.п.).

Экономист по закупкам планово-финансового управления публикует утверждённые руководителем контрактной службы план закупок и план-график в единой информационной системе.

При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок и план-график инициатор закупки обосновывает перед руководителем контрактной службы необходимость таких изменений, а экономист по закупкам планово-финансового управления в случае согласования данных изменений вносит изменения в план закупок, план-график в соответствии с действующим законодательством.

3. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), консолидированные заявки передаются в отдел материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

• с планово-финансовым управлением (п.3.2. Схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
• с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.3.3. схемы);
• с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.3.4. схемы).

После того как товар поступает на склад, отдел материально-технического снабжения (при необходимости инициатор закупки) передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета. Если поставка товара на склад осуществлялась отделом материально-технического снабжения, то одновременно с поступлением товара об этом информируется инициатор закупки.

4. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении конкурентного способа определения поставщика, то консолидированные заявки передаются в отдел регламентированных закупок.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней сведения, предусмотренные Законами № 44-ФЗ, №223-ФЗ.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором закупки обеспечивает согласование документации с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела и планово-финансового управления) (п.п. 4.1. и 4.2. схемы, приложение № 1).

Отдел регламентированных закупок публикует в единой информационной системе извещение о закупке, документацию закупки и проект контракта (договора) в соответствии с действующим законодательством.

После публикации вышеуказанных документов отдел регламентированных закупок обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков (исполнителей, подрядчиков), оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление закупочной комиссией победителя закупки, направление контракта (договора) для подписания победителю.

После проведения закупки отдел регламентированных закупок публикует необходимую информацию, в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством, а также проводит преддоговорные переговоры с поставщиком (исполнителем, подрядчиком), по итогам которых контракт (договор) подготавливается для подписания в юридическом отделе и у ответственного лица, которое утверждено приказом ректора о проведении конкурентной процедуры закупки.

После подписания контракта (договора) инициатор закупки обеспечивает его исполнение, в том числе проводит досудебное урегулирование споров совместно с юридическим отделом, контролирует соблюдение сроков оплаты, отслеживает сроки поставки (оказания услуг, выполнения работ), осуществляет приём поставленного по договору товара (услуги, работы), проверяет качество товара (услуги, работы), подписывает у уполномоченных лиц университета акты, свидетельствующие об исполнении договора.

В случаях заключения и исполнения контракта по 44-ФЗ, инициатор закупок осуществляет приемку поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) совместно с приемочной комиссией.

Управление бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня со дня поступления платежного документа к контракту (договору), заключенному в соответствии с ФЗ-44, за исключением п.4, п.5 ст.93 ФЗ-44 (закупка за счёт средств федерального бюджета на сумму до 100 и до 400 тысяч рублей), направляет в отдел регламентированных закупок копию платежного поручения, необходимого для подготовки и размещения отчета об исполнении контракта (этапа контракта) (договора).

5. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) самим инициатором закупки, а так же договоры на оказание преподавательских услуг, повышение квалификации, обучение работников Заказчика, инициатор закупки обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

• с планово-финансовым управлением (п.5.1. схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
• с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.5.2. схемы);
• с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.5.3. схемы).

После того как товар поступает на склад, выполняется работа, оказывается услуга, и инициатор закупки передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета (п.5.4. схемы).

Оплата по контрактам (договорам), которые будут исполняться в течение длительного периода, обязательно визируются в планово-финансовом управлении, у экономиста по закупкам.

Руководитель контрактной службы совместно с профильными структурными подразделениями проводит анализ осуществлённой закупочной деятельности, результаты которого учитываются при составлении плана закупок на следующий период.

• Приложение №1:

Формирование нормативной базы для организации процесса закупок по 223-ФЗ

Очень важно познакомить заказчиков с нормативной базой для закупок по 223-ФЗ и опытом процесса организации закупок на примере ОАО «Банк Москвы», осветить сложности, проблемные зоны и этапы. Главная задача — найти оптимальное и успешное решение всех вопросов, выявив «плюсы» и «минусы» данной модели. Работа с этим процессом успешна, но ее также можно назвать и творческой. Постоянно вносятся изменения в 223-ФЗ, а также используются новые решения.

Если компания только встает на путь 223-ФЗ, то ей необходимо пройти регистрацию на таких площадках как Госуслуги, Госзакупки, а также на аккредитованных торговых площадках. Без этого невозможно начать свою деятельность по 223-ФЗ. Именно там размещаются все нормативные документы, которые необходимо публиковать по закону. Все торговые действия осуществляются только там и нигде больше.

С площадками процесс довольно простой, ведь они уже давно дают консультации пользователям, подробно и популярно объясняя все тонкости системы.

Сам процесс регистрации не является сложным. Как известно, на подготовительный этап всегда нужно закладывать дополнительное время. Это нужно для того, чтобы утвердить положения и подготовить документы по стандартам торговых площадок.

После аккредитации на торговой площадке сразу необходимо разместить положение о закупках компании. Этот документ подлежит обязательной публикации в открытом доступе.

Это основополагающий (условно внешний) документ каждой организации, во исполнение 223-ФЗ регулирующий закупочную деятельность и содержащий:

• термины, определения, общие положения;
• требования к информационному обеспечению закупок (включая перечень и сроки размещения информации в Единой информационной системе (ЕИС));
• требования к участникам процедур закупки и предоставляемой ими документации;
• требования к закупке, способы и формы процедур закупки (включая описание порядка проведения и условий применения способов закупки - осуществляемых путем проведения конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений, закупки у единственного поставщика и иными способами (до утверждения изменений в 223-ФЗ ограничивающих разнообразие способов);
• порядок заключения и исполнения договоров, а также иные связанные с обеспечением Закупки положения;
• законом определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Совет директоров).

Также важно разместить план закупок. Пока компания не размещает эти документы, она не считается работающей по 223-ФЗ. Все, что включается в эти документы, всегда просматривается контролирующими органами. Плану закупок и положению о закупках нужно уделить особое внимание. Эксперты советуют взять положение о закупках какой-то крупной компании, близкой по специфике. Оно будет полным и исчерпывающим — его можно смело брать за основу, ведь опыт компании здесь трудно переоценить: там прописаны все этапы процедур, условия доступа участников и многие другие моменты.

Положение о Тендерной комиссии (комиссии по закупкам). Состав Тендерной комиссии.

Это документ, определяющий цели, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность членов комиссии, порядок организации и проведения.

• Законом не определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Правление Банка)

Порядок взаимодействия подразделений при осуществлении закупочной деятельности.

Это документ, определяющий весь внутренний процесс осуществления закупок от инициирования потребности до отчетности по исполнению договоров.

• Законом не определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Приказом Президента банка)

Также существуют документы, которые помогут грамотно сформировать процесс закупочной деятельности:

• Правила формирования начальной (максимальной) цены. Этот документ полезен с точки зрения методики формирования цены договора. Он будет полезен исполнителям.
• Положение о планировании и организации контроля исполнения бюджета и Плана закупок .
• Методика оценки и сопоставления заявок . Он используется на определенном этапе, когда есть оценка итогов.
• Положение о заключении хозяйственных договоров. Регламентирует процесс подготовки типовых договоров компании. Определяет специфику формирования договоров.
• Стандарт по расчету эффективности закупок. Показатель краткосрочной и долгосрочной перспективы закупок.

Чем больше закупки будут регламентированы, тем проще будет работать всем сотрудникам компании.

Внутренние системы и инструменты оптимизации закупочной деятельности

• Разработка типовых форм документов с инструкциями по их заполнению. Это поможет предусмотреть максимально типовые формы документов и максимально типовые предметы закупок. Типовые формы были взяты из версии Word, паролем были защищены определенные поля, был регламентирован процесс работы с исполнителями и процесс проверки подразделений. Это минимизирует вероятность ошибок и упрощает процесс подготовки документов сотрудниками.
• Максимальная детализация и регламентация процесса закупок.
• Внедрение специальных платформ для закупок/доработка имеющихся (SAS, 1С, «Когнитив», LanDocs, «СДО-Закупки» и т.д. и т.п.).
• Автоматизация маршрутов согласований, последовательность, контроль версионности, фиксация заключений и возможных рисков.
• Корпоративный портал/общий сетевой ресурс.

Не все компании могут позволить себе автоматизацию систем. Всегда можно упростить процессы закупок, а также доработать существующую базу. «Банк Москвы» не закупал программы, работа была начала с традиционного бумажного документооборота, который затем стал электронным в системе LanDocs. Важно максимально уходить от бумажной работы, оптимизировав процесс, ведь цикл закупочной деятельности масштабный, а также контролирующие органы могут делать проверки, при которых предоставление электронных документов будет наиболее эффективным.

Эффективность внедрения специальных электронных систем:

• Полная база сведений по закупкам, в том числе для формирования статистических данных для перспективного анализа факторов, влияющих на эффективность закупок, в зависимости от их специфики, сроков проведения/исполнения договора, сезонности, критериев оценки и иных параметров.
• Контроль полного цикла для более глубокого анализа закупочной деятельности. Определение максимальной эффективности не только в моменте проведения закупки, получения оптимального предложения на рынке, но и в период исполнения договора, в т.ч. соблюдения сроков, возможно, учета штрафов/пени и прочих гарантийных обязательств влияющих на общую эффективность закупочной деятельности, а также качество исполнения обязательств и принятия решений по оптимизации расходов на ином уровне.
• Минимизация трудозатрат на механическую деятельность ответственных за закупки подразделений, высвобождение ресурсов на стратегические задачи по максимальной оптимизации закупок.
• Возможность формирования отчетности по заключенным договорам и их исполнению, ежемесячной, отчетности по СМПС, что также минимизирует трудозатраты и вероятность технических ошибок при формировании отчетов в ручном режиме.
• Возможность заключения договоров в электронной форме посредством ЕЭТП, для оптимизации сбора и размещения сведений в реестре договоров, а также по исполнению.

Участники, их полномочия и ответственность в общем процессе закупок.

Особенности закупок в региональной сети.

В любой организации при проведении процедур закупок выделяются 3 основных группы. Это самостоятельные подразделения, формирующие потребность в товарах/работах/услугах в целях обеспечения деятельности организации.

Инициирующие/ исполняющие подразделения. Это те, у кого возникает потребность закупок и те, у кого есть бюджет, то есть бюджетодержатели. Они формируют потребность в товарах, работах, услугах в целях обеспечения деятельности организации и отвечают за осуществление закупок по направлениям, относящимся к компетенции таких подразделений в рамках утвержденного бюджета, и осуществляют сопровождение договоров закупки. Чаще всего эти подразделения направляют остальным техническое задание. Весь процесс закупочной документации лежит на лицах, которые отвечают за соблюдение 223-ФЗ.

Согласующие подразделения. Это любая финансовая служба. Осуществляют согласование документации процедуры закупки в рамках своей компетенции.

Уполномоченные органы/лица. Коллегиальный орган (в том числе Тендерная комиссии/должностное лицо (руководитель самостоятельного структурного подразделения), Закупщик, которому предоставлены полномочия принимать решения по процедурам закупки в пределах своей компетенции в соответствии с нормативными актами и распорядительными документами.

Если резюмировать, то это 3 основных субъекта: первый инициирует закупки и планирует их, второй согласовывает, третий несет ответственность за принятые решения.

Отдел по работе с поставщиками

Он занимается закупками по 223-ФЗ и совмещает экономическую и юридическую функции. В «Банке Москвы» он существует с 2013 года и сначала работал в составе 1 специалиста. Процесс создания такого отдела всегда непростой, ведь многим организациям кажется, что ничего существенного в плане документов ничего не должно происходить, что важно лишь соблюдать 223-ФЗ. Но важно знать специфику работы и постоянно расширять штат для эффективной работы. Важно разделять специфику внутри отдела, а также иметь в штате менеджеров по специальным закупкам (категорийных менеджеров). Помимо общих требований 223-ФЗ и экономических знаний они владеют спецификой самого предмета. Они могут давать рекомендации, проводить переговоры с другими структурами. Также существует важная позиция специалиста по сопровождению закупок. Это те люди, которые детально знают все нюансы торговых площадок, публикуют информацию и отчеты, разбираются в ЕИС, занимаются планом закупок и выполняют иные функции.

Деятельность отдела по работе с поставщиками:

• осуществляет проверку корректности заполнения Плана закупок/внесения изменений в План закупок, консолидирует, выносит на утверждение ТК и размещает в ЕИС;
• осуществляет мониторинг, управление и контроль за процессом закупочной деятельности, включая согласование форм и способов закупок и закупочной документации в соответствии с требованиями законодательства РФ и нормативными распорядительными документами;
• осуществляет проверку документации процедуры закупки/ПКО на корректность заполнения в соответствии с утвержденными типовыми формами, в том числе согласовывает методику и оценку заявок, требования к претендентам/участникам процедуры закупки/ПКО;
• проводит вскрытие конвертов с заявками на участие, правильность произведенной оценки и сопоставления заявок и подведения итогов; принимает решения и утверждает документы в соответствии с делегированными полномочиями ТК;
• осуществляет информационное сопровождение закупочной деятельности в соответствии с Положением о закупках и законодательством РФ. Участвует в проведении переговоров с поставщиками;
• консолидирует и размещает в ЕИС/предоставляет в Федеральную службу государственной статистики, Федеральное агентство по управлению государственным имуществом отчетность о договорах, заключенных по результатам процедур закупок, и отчетность о закупочной деятельности;
• формирует внутреннюю отчетность для руководства об эффективности закупочной деятельности;
• формирует заключение при вынесении вопросов на коллегиальные органы об утверждении закупки у единственного поставщика;
• формирует и инициирует утверждение нормативной и методологической базы, регулирующей вопросы процедур закупок;
• несет ответственность за своевременную актуализацию информации на корпоративном портале.

Участники, их полномочия и ответственность в общем процессе закупок. Особенности закупок в региональной сети

Согласование закупок в каждой организации проходит по-своему: все зависит от того, как компания прописывает свои процессы на бумаге. Строгих ограничений по тому, как организовывать закупки внутри компании, 223-ФЗ не дает. Но регламенты об этой деятельности должны быть - это важно, в первую очередь, для сотрудников компании и эффективности их работы.

К примеру, в «Банке Москвы» существовали пороговые значения, при которых должны оформляться договоры. До указанной суммы допускается оплата по счетам без оформления договора. Это может быть порог до 100 000 рублей или 500 000 рублей.

Также существует практика делегирования на филиалы. Например, это установление разных пороговых сумм, при которых филиалы могут проводить закупки самостоятельно.

Закупочная деятельность. Этапы.

Планирование и инициирование процедур закупок. Это и формирование бюджета, и плана закупок. Как известно, с 2016 года невозможно совершить закупку без публикации структурированного плана закупок на год вперед. Каждая закупка прикрепляется к строке плана. Перспективное планирование процедур закупок в Банке осуществляется путем формирования Плана закупок, периодом планирования которого является календарный год или иной срок, установленный законодательством РФ, в случаях закупки инновационной продукции. В период действия Плана закупок, в связи с производственной необходимостью, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в План закупок допускается вносить изменения.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №932 есть моменты, когда изменения можно не вносить. Это случай, когда сумма меняется всего на 10% от ранее заявленной, если меняется форма закупки и иные моменты. План закупок публикуется до 31 декабря и действует весь следующий календарный год.

Планирование закупок осуществляется в соответствии с бюджетом, но план закупок — это не бюджет. В План закладываются закупки, которые имеют долгосрочный характер. Сумма в Плане может быть больше запланированной на год. Но План закупки строится на основе бюджета.

В План не включаются непубликуемые закупки (до 500/100 тыс.руб.). При этом осуществляется проверка и контроль на предмет искусственного дробления (с целью ухода от 223-ФЗ), а также даются предложения по объединению закупок для получения наиболее оптимальных предложений. Не допускается инициирование и проведение закупки без включения ее в План закупки.

Если в Плане есть закупки на разные периоды, например закупка мониторов в 1 квартале и закупка мониторов в 4 квартале, то должна быть возможность соединить эти закупки для проведения более крупной. Такая закупка может быть многолотовой, если есть такая специфика. Многие заказчики знают о том, что чем больше объем закупаемого товара, тем более существенную скидку можно получить от поставщика.

• плановые корректировки на постоянной основе (ежемесячные/ежеквартальные)
• срочные/непредвиденные корректировки (делегированные полномочия)

На этапе согласования/визирования договора по итогам закупочной процедуры, в случае отсутствия/недостаточности средств в бюджете процедура подписания приостанавливается, до определения источника финансирования.

Формирование, согласование и утверждение закупочной документации; размещение закупки в ЕИС, подготовка ответов на запросы Претендентов (при необходимости), внесение изменений в закупочную документацию (при необходимости). На этом этапе возможна отмена процедуры закупки.

Процесс согласования закупочной документации в «Банке Москвы» проходить с помощью системы SDO Media. Она позволяет автоматически строить маршрут, начиная с инициирования (исполнитель направляет свой запрос в нужное подразделение закупок). Исполнитель создает заявку и отправляет ее в административный департамент. Это подразделение формирует закупочную документацию. Есть такие системы, которые позволяют это делать ровно также, как и на торговых площадках и в Единой информационной системе по шаблону. То есть это поля, которые заполняются и публикуются. Эта документация утверждается руководителем и по автоматическому маршруту идет в профильные подразделения на согласование. Важно использовать идеи IT-специалистов для доработки процессов компании, если нет возможности купить дорогостоящее программное обеспечение.

Документ, сформированный в этой системе, после утверждения руководителем, переходит в финансовую службу и бухгалтерию. Если есть замечания к документу, то он переходит обратно к исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, дорабатывает документ и по тому же маршруту приходит обратно в эти два подразделения: финансовая служба должна видеть итоговую версию документа. Далее документ переходит в юридический департамент. Есть практика, когда юридический департамент смотрит документ в самом начале, но это опционально.

После того, как тендерная комиссия состоялась, документ может быть утвержден или не утвержден. Если требуется доработка, то документ снова направляется исполнителю, а затем секретарю тендерной комиссии.

Далее размещается протокол и происходит переадресовка в отдел по работе с поставщиками. Отдел осуществляет публикацию. В зависимости от способа закупки заполняется информация о нюансах до подведения итогов закупки. После публикации закупки на сайте исполнитель начинает контролировать закупку в ЕИС. После того, как происходит вскрытие конвертов, наглядно можно наблюдать календарь с напоминаниями об этапах процесса и начинается работа отдела по работе с поставщиками в сфере инициации подведения итогов. Но само подведение итогов остается за исполнителем. Следующий этап — проверка контрагента службой безопасности. В зависимости от суммы закупки документ отправляется либо руководителю ССП, либо на тендерную комиссию, если сумма закупки свыше 5 млн. рублей. Секретарь тендерной комиссии формирует пакет документов и выносит его на повестку заседания.

Если итоги утверждены и дополнительных операций не требуется, то происходит формирование протокола по утверждению и он направляется в отдел по работе с поставщиками для размещения. Это конечный этап по закупке — подведение итогов на сайте. Далее запускается процесс согласования договора и формирования отчетности.

Этот процесс может включать в себя и другие этапы, но здесь приведен основной перечень действий.

Дополнительно можно сказать о закупках, которые не публикуются на сайте ЕИС и не включаются в план закупок. Это закупки до 100/500 тысяч рублей. По ним предусмотрена упрощенная схема согласования. Никакая закупочная документация в таких случаях не формируется. Согласование проходит только по начальному этапу (исполнитель-профильная служба-бухгалтерия-финансовая служба-юридический департамент). Но здесь важно избежать дробления закупок. Этап проверки финансовым департаментом проводится тщательно, поэтому происходит выявление закупок, которые можно объединить.

Контролирующие подразделения проверяют наличие искусственного «дробления». Если будет обнаружена заведомо специальная разбивка закупок на мелкие даже с различными контрагентами, при превышении 500 (100) тыс. рублей очередная закупка проводится в соответствии с требованиями нормативным документов, применяемым к закупкам свыше 500 (100) тыс. рублей.

Инициирование закупок, включенных в План закупок, осуществляется за 30 календарных дней до начала месяца, в котором запланирована закупка, и/или за 60 календарных дней до даты окончания срока действия договора по аналогичному предмету.

Чтобы не тормозить процесс закупок, в котором множество нюансов, «Банк Москвы» разработал протокол разногласий, который может быть оформлен на любом этапе согласования. Эти разногласия могут возникнуть между исполняющим и согласующим подразделением. Этот протокол выносится на рассмотрение комиссией или другого органа. Именно вышестоящие органы принимают решение по выбранному варианту и либо принимают риски, либо не принимают их. При проверках протокол разногласий показывает, как именно проходил процесс принятия решения.

Структура Положения тендерной комиссии в «Банке Москвы» была создана на основе полномочий членов этой комиссии. С целью оптимизации работы Тендерной комиссии и сокращения сроков проведения закупок полномочия по утверждению закупок до 5 млн. руб. делегированы руководителям подразделений.

По отдельным вопросам предусмотрена возможность принятия решения вышестоящими органами (Правление/Президент). Эти возможности нужно предусмотреть, как как бывают разные ситуации. Часто решения, принятые Правлением банка, помогали отстоять позицию в ФАС.

Исполнение и заключение договоров. По итогам процедуры заполненный проект договора согласовывается с ДБУ, ПЭД, ЮД (см. слайд 15). Предусмотрена возможность изменения условий исполнения договора перед подписанием в сторону улучшения. Этот этап нужно включить во избежание проблем в ходе заключения договора. Допускается внесение изменений при исполнении договора в части: Объем/Цена/Сроки. Если контрагент идет на это, то внесение изменений допускается. Договор не должен отличаться от итогового протокола. К примеру, можно прописать возможность изменений цен на закупки у единственного поставщика не более чем на 15%. Изменения согласовываются и утверждаются уполномоченными органами/лицами, которыми ранее было принято решение о заключении договора.

Вскрытие конвертов (кроме закупки у единственного поставщика), переторжка и постквалификация (при необходимости), запросы Участникам (при необходимости). На этом этапе могут присутствовать и участники закупки. Переторжка нужна для получения наиболее оптимальных предложений из заявок участников.

Подведение итогов и оценка эффективности закупки (кроме закупки у единственного поставщика) и утверждение Победителя закупки (кроме закупки у единственного поставщика).

Согласование и заключение договоров по итогам процедур закупок и внесение изменений в такие договоры.

Формирование, предоставление и размещение отчетности по результатам закупочной деятельности. В соответствии с требованиями 223-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами РФ, заказчик формирует отчеты о закупочной деятельности. Также ее нужно размещать в ЕИС. Что представляет собой отчетность?

1. Сведения для реестра заключенных договоров. Подразделение заключившее договор направляет/вносит в определенную систему:

• сведения о заключенном договоре для размещения в ЕИС (размещение в течение трех дней с даты заключения договора),
• сведения о внесении изменений в части объема, цены и сроков (размещение в течение 10 дней с даты внесения указанных изменений),
• сведения о результатах исполнения договоров, заключенных по результатам закупки, в том числе оплаты договора (размещается в течение 10 дней с даты исполнения договора),
• сведения о расторжении договора, заключенного по результатам закупки.

Ежемесячная отчетность . Формируется и размещается в ЕИС до 10 числа месяца, следующего за отчетным и включает как публикуемые закупки, так и непубликуемые закупки. Утверждается уполномоченным лицом организации.

Ежегодная отчетность по закупкам у СМСП. Формируется и размещается в ЕИС до 1 февраля года, следующего за отчетным. Утверждается уполномоченным лицом организации.

Процесс исполнения отчетности и ее публикации должен быть строго соблюден во избежание штрафов от контролирующих органов. Существует таблица штрафов (слайд №20). Ее необходимо знать и стараться оптимизировать процесс закупок для того, чтобы избежать финансовых издержек.

Контроль исполнения договоров + размещение отчетности по договорам.

Представленная модель организации закупочной деятельности по 223-ФЗ за 3,5 года позволила:

• провести 2000 публикуемых закупок,
• повысить эффективность закупок, в т.ч. за счет получения максимального снижения от начальных (максимальных) цен в результате конкурентных процедур,
• без дополнительных затрат на дорогостоящие системы автоматизировать маршруты документооборота,
• исключить штрафы и предписания контролирующих органов в сфере закупок: на действия ОАО «Банк Москвы» было подано 10 жалоб, 0 признано обоснованными. Никаких дополнительных предписаний от контролирующих органов не было. Из этого следует, что модель «Банка Москвы» можно признать рабочей и эффективной.

Также каждая компания может создать собственный корпоративный ресурс для обмена актуальными сведениями и закупочной документацией.

Вопросы участников

Возможно ли проведение совместных торгов в рамках 223-ФЗ? Например, 2 унитарных предприятия проводят закупку по ремонту дорог.

Да, возможно. Только возможность и порядок совместных закупок должен быть прописан в Положении о закупках как одной, так и другой организации.

Есть ли ограничение по количеству закупок у единственного поставщика по 223-ФЗ?

Ограничений таких нет, но компании должны руководствоваться здравым смыслом, а также другими нормативными документами (135-ФЗ) и исключать ограничение конкуренции. Также условия закупок у единственного поставщика должны быть прописаны в Положении о закупках и нормативных документах.

Новый утвержденный план закупок. Учреждение не обязано поддерживать СМП. Заполнять этот раздел, оставить его пустым или удалить?

Удалять его не нужно: форма утверждена Постановлением Правительства. Раздел можно не заполнять, поставив в нем нули.

При формировании плана закупок, извещения и сведений формулировка закупки может измениться. Насколько критичны такие изменения?

Такие изменения критичны, так как для публикации закупки есть привязка к плану закупок. Предмет закупки берется оттуда. Такого лучше избегать, должно быть единообразие.

Как «Банк Москвы» производит пересчет стоимости валютных закупок в графе «Совокупный объем»? Это происходит автоматизированно или вручную?

Когда не было системы и план закупок формировался в таблице Exel, при формировании плана на год валюта переводилась по курсу, утвержденному Банком. Для бюджетного планирования курсы спускаются «сверху» на дату утверждения. Бюджет формируется в соответствии с этими показателями.

Срок заключения договора с ЕП после истечения 10 дней, как и после проведения процедур закупки?

Это спорный момент, так как прямого запрета нет. По конкурентным закупкам лучше максимально выдержать этот срок. Но если нужно провести быстрее, то проблем нет.

Если в положении не прописано обоснование начальной (максимальной) цены контракта и обоснование выбора поставщика при закупке у единственного поставщика. Нужно ли обосновывать выбор того или иного единственного поставщика?

Публиковать обоснование на сайте необходимости нет. Но нужно понимать, что это должно быть прописано внутри организации, то есть в положении о закупке. При проверке контролирующими органами такие обоснования должны быть предоставлены.

Если все закупки по 223-ФЗ до 100 тысяч рублей у единственного поставщика. Нужно ли создавать тендерную комиссию?

Может, она и не нужна, но должны быть уполномоченные лица, которые ответственны за утверждение закупок. Также должен быть нулевой план закупок, которые размещается на сайте.

Договор возмездного оказания услуг. Расценивать как закупку?

Да, если она не превышает порог публикуемых закупок. Такую закупку нужно просто включить в ежемесячную отчетность.

Можно ли вносить изменения в Положение о закупках? Если да, то есть сроки по размещению закупок после внесения изменений.

Вносить изменения можно, никаких ограничений нет, но есть обязанность публиковать эти изменения в установленном законом порядке (15 дней с момента утверждения).

По 44-ФЗ менять проект договора нельзя. Есть ли возможность внесения изменений в договор на стадии его подписания?

Изменения вносить можно. Но не должно быть действий, которые могут улучшить положение победителя.

Каким документом уполномочены специалисты на внесение незначительных изменений в документацию?

В «Банке Москвы» такие полномочия закреплены за тендерной комиссией.

Методика оценки размещается в составе закупочной документации каждый раз для определенного 223-ФЗ порядка оценки?

Не каждый раз. Методика оценки является дополнительным документом и используется в конкурсах, запросах предложений (там, где есть другие критерии, кроме цены).

Кто запрашивает коммерческие предложения и формирует начальную (максимальную) цену договора?

В «Банке Москвы» это делают исполнители. Процесс закупки начинается с потребности на закупку. Исполняющее подразделение готовит документацию для обоснование цены. Используются цены и условия действующего контрагента, а если закупка новая, то запрос рассылается по рынку. После получения предложений идет оценка. Структуру цены можно почерпнуть на сайте zakupki.gov. Если поставщик уникальный, то его предложение сравнить не с чем, но он также проверяется на адекватность аналогичной стоимости в другой компании.

Закупка медицинского осмотра сотрудников до 100 тысяч рублей. Какие ограничения по способу закупки у единственного поставщика? Надо ли готовить техническое задание?

Здесь закупка прямая, публиковать ее не нужно. Техническое задание нужно, если этого требуют нормативные документы для согласования договора.

Кто и как контролирует исполнение договора, а также размещение информации в ЕИС?

Исполнение договора контролирует инициатор. Он же осуществляет закупку и заключение договора. Закупщик размещает сведения в ЕИС.

Как организовано разделение ответственности между категорийными менеджерами и публикатором?

Категорийные менеджеры отвечают за суть закупки и ее наполнение. Публикаторы — за сроки размещения, контроль сроков и процедур вскрытия. Публикаторы не вникают в суть закупки и дополнительных проверок не проводят.

В процессе работы выявлены договоры до 100 тысяч рублей, не попавшие в отчетность.

Таких ситуаций быть не должно, но можно скорректировать отчеты. Эти корректировки видны. Лучше разместить договоры, чем утаить.

«Банк Москвы» работает с рамочными договорами по электроснабжению?

Все организации иногда вынуждены идти на условия контрагентов. Можно заключить договор разногласий с точки зрения внесения изменений в сам договор. Как правило, там не прописывается предельная цена, так как объем складывается по факту. По тарифу это фиксируется в плане закупок. Если есть изменения тарифов, то можно работать с ними без допсоглашений.

1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства РФ;

Организацию деятельности отдела закупок;

Соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

Своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

Соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

Несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

Другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.